論檔案編研工作的創新實踐

彭　堅

檔案編研工作是檔案館室研究、加工、輸出檔案信息，主動地向社會各方面的廣大利用者提供科學、系統的檔案信息服務的一項專門工作，這一工作對于檔案的開發與服務起著舉足輕重的作用。由于編研工作的成果——編研材料，濃縮了檔案信息精華，使得利用者只需閱讀檔案參考資料，就能獲得某一方面系統的檔案信息，而不必翻閱大量的分散的檔案材料，滿足了一定的利用需要。根據“需要——追求——滿足——強化”的心理學原理，人們普遍有著求知、求美、求新、溫故和消遣的需要，存在著根源感、榮譽感、身份感和對個人、集體記憶的情感寄托。隨著社會休閑日增，人們對編研材料的需求越來越大，然而，編研工作的管理手段及編研材料的種類、質量、利用方式不能滿足社會的需求，這成為編研工作領域中亟待解決的矛盾。

一、編研工作“雙套制”管理模式

編研材料出現上述供求失衡的現象有主客觀因素。編研工作是一項創造性的高難度腦力勞動，與檔案工作的其他環節相比，其知識含量、技術含量更高，尤其是二次、三次文獻的編寫，要求編者有扎實的檔案專業基礎、綜合分析能力及深厚的文字表達能力，加上計算機在編研工作中的應用起步較晚，因此成果形成難度較大、周期較長。此外，要摒棄以往為完成目標責任、應付檢查、升級達標等具有一定功利性的任務而編研的思想根源，重新樹立為廣大群眾服務、為本地區本系統發展來編研的正確動機，而要讓這種意識深入人心并付諸實踐，需要一個過程。

計算機和網絡技術的融入，使編研工作的這一矛盾得到了一定的緩解。人們有意或無意中在檔案管理上已實行了雙套制管理模式，一方面保持著以紙質為載體的傳統編研工作管理模式，另一方面不同程度地利用計算機技術從事編研工作。這一管理模式的出現是一種必然的選擇，由幾方面因素決定：

１、傳統的編研工作模式已不適應現代檔案工作及社會的發展需求。所謂傳統的編研工作模式，包括非現代化手段的管理模式及以紙質為載體的編研成果的形成和利用。這一模式給檔案工作和利用者帶來了許多不合時宜的影響：出版周期長、利用時空受限、信息傳遞慢且范圍有限、成果形式單一、單向的成果交流、出版費用較大等，這些頑疾是信息社會所不能容忍的。

２、計算機技術在編研工作中的應用有著強大的生命力和光明的前景。計算機技術特別是網絡技術在編研工作中的應用，加速編研成果信息傳遞的速度，加大信息量的傳播，擴大閱讀范圍，形成規模效應；編研成果通過互動方式可隨時得到更正、補漏和完善，達到集思廣益和主動服務的效果；融合多媒體技術使成果達到圖、文、聲并茂，從而提高了藝術效果和吸引力；出版周期也大大縮短了。通過網絡，人們可以不分時空和地域，在計算機終端上快捷地瀏覽自己所需要的全部信息，并及時方便地下載、復制和獲取，真正享受到一站式的服務，從編研工作中享受集成服務和綜合性的服務。這些特點迎合了大眾心理與實際利用的需要。

３、新舊管理模式優勢互補，不能相互取代。首先，計算機技術有著許多不可比擬的優勢，但其技術還需要不斷更新和自我完善，載體穩定性的提高、保密技術不斷升級、現代化技術的適應過程、地區發展差異的平衡、法律地位的進一步確立等都不是一蹴而就的。其次，電子文件的保存與鑒定受目前技術的局限與制約，其載體不能完全替代紙質材料。再者，紙質材料的電子化轉換是有條件的，沒有必要對已形成的紙質編研材料全面電子化，對于重要的成果進行電子化也不因其所記載內容的信息數字化而銷毀其本身所附載的載體。

反之，傳統管理模式中雖然有著種種不如人意的地方，但它仍有存在的價值與必要。由于其中不乏有年代久遠、內含許多彌足珍貴的歷史素材，有些連附載的紙質材料也有一定價值，這是不能簡單地被電子載體所取代的。由于人們閱讀習慣的延續，一本紙質編研材料在手，可隨手翻閱，方便前后對照。復印件還可以自由圈畫，隨心所欲地做筆記，沒有時空和地域的限制，很直觀。而機讀材料會受到年齡、技術、設備等影響，有其局限性。

雙套制保證了檔案匯編的可靠性，而且增強了檔案匯編的可讀性與可視性。利用者既可以利用“檔案原件”又可以借助編者的加工開展利用與研究，原件與加工品兩者并存，給利用者以積極的影響。同一內容不同載體的兩種編研成果，其作用和特點不盡相同，各有優勢，不能相互取代。實行雙套制，已不屬于重復保存，而是優勢互補，這樣既發揮高效存取檢索功能，又可保障檔案的憑證價值作用的實現。它是檔案管理現代化進程中的必然選擇，是檔案工作適應數字化時代的發展特征而實施的管理策略，雙套制的實行是必要的和合理的。

二、編研工作的創新實踐

１、編研材料的選題

⑴緊抓大事要事，適應大眾需求。大事要事往往反映了政府的中心工作、重點工作，包括主要的政治、經濟、文化、科技活動，重大紀念活動、重大會議等。貼近黨委和政府部門的工作中心做好服務是檔案部門的重要職責和義不容辭的責任，必須堅持政治性與政策性，符合客觀性與戰略性。

適應大眾，選題緊貼廣大利用者。檔案服務對象日趨大眾化，利用主體的自覺性、時間的業余性、目的的消遣性和內容的不確定性等特點，使不少利用者通過隨意的休閑娛樂同時達到增長知識、開闊視野的目的。把握時代的脈搏，與時俱進，以現實社會的需求作為編研選題的出發點來適應時代發展的要求，能最大限度發揮檔案史料的作用。選題應趨向大眾化、平民化，少些深邃多些趣味，少些學究味多些人文味，要投大眾之所好，選編大眾所喜聞樂見的具有“廣譜性”的題材，從而滿足廣大人民群眾的休閑文化需要。如南京市檔案館編纂的《審訊汪偽漢奸筆錄》、《侵華日軍南京大屠殺檔案》、《中山陵史跡圖案》，由于選題好，成為了愛國主義教育的生動教材。

⑵發展多元題材，形成個性特色。編研成果以豐富的館藏作為后盾。我們在挖掘現有館藏開發潛力的同時，要廣開征集渠道，拓寬思路，建立特色檔案如名人檔案、家?穴族?雪譜檔案、口述檔案、聲像檔案、藝術檔案、古老珍貴檔案、產品（有特色）檔案等多元化題材庫，在此基礎上編寫相關的多媒體檔案專題、傳記作品集、歷史典故和展示地方風土人情、歷史變遷、建設成果或當地某一歷史事件等編研材料，就成了有米之炊。著名中文網站“搜狐”首席執行官張朝陽曾說過：“現在已不是信息最值錢的時代，在信息爆炸的今天，能吸引人的注意力才是最重要的。”也就是說，要做到吸引廣大利用者的注意力，就必須提供有特色的產品個性化服務，編寫應風格各異，富有鮮明個性和地區、人文特色，還要考慮取材于新型檔案如照片檔案、錄音錄像檔案、電子檔案等。這些編研素材具有原始性和視聽效果的真實性以及圖文俱全的形象性，是非常好的編研素材。在編研創新工作中，我們更要樹立精品意識，在原有的開發基礎上對檔案信息進行深層次挖掘,實現較高層次檔案信息資源的開發，廣泛收集，注意篩選對象，突出個體性，體現趣味性、時代性等特點，以迎合公眾文化的多方面需求。

２、合作編研

以往眾多的編研成果往往局限在某一檔案館室內進行，展示展覽成果或提供利用大多是一館之藏，隨著科技的發展，需求的變化，這一單槍匹馬、閉門造車的狀況已不再適應。在檔案信息共建與共享的過程中，我們力主樹立合作編研的理念，加強協作觀念，綜合開發檔案信息，逐步實現館際間的合作、館與社會和個人的合作、館與高校（科研部門）的合作、國際間合作，從而達到歷史與現實結合，編纂與研究結合，館內與館外結合，社會效益與經濟效益結合，形成規模效應。合作編研可避免重復選題和人力物力與時間的浪費，最大限度實現資源共享，及時捕捉有關學科的最新研究方向與進展動態，并打造出一批檔案編研精品，滿足利用者對材料廣度與深度的系統研究。

現代傳媒和通訊技術的迅猛發展，為提高檔案編研質量、加快編研速度、拓寬編研領域，提供了更為廣闊的空間。一些面向普通群眾、形式多樣、短小精悍、欣賞性強的成果頗受歡迎，如中央電視臺第一套節目“新聞３０分”中開辟的“永遠的豐碑”欄目中，就調用了許多的音像檔案（珍貴的歷史照片、錄像帶等）和原始的檔案材料，再次展現了老一輩革命家的光輝業績。又如揚州市檔案館與揚州市廣電局拍攝了反映揚州５０年來滄桑巨變的《城市年輪》、《歷史拼圖》等３０集專題電視系列片。在合作舉辦展覽上，蘇州市檔案館與有關單位聯合舉辦《關懷——黨和國家領導人與蘇州》大型圖片展。在國際間合作上，比較典型和影響較大的要數上海市檔案館、中國第一歷史檔案館開展加強的我國檔案界和世界各國的合作和交流，也是我國檔案信息走出國門、走向世界的成功典范，為檔案信息共享開辟了途徑。

３、編研的現代化技術

實現檔案管理現代化的根本目的，是為了解決傳統的檔案管理手段和方式越來越不能適應日益發展的客觀需要的矛盾，要以現代高科技支撐基礎上的檔案信息處理與檔案管理現代化的模式與方法來融入編研工作才能逐步解決這一矛盾。計算機技術的融入與支撐，使編研工作打上了深深的現代化技術烙印，它昭示著某些傳統的編研觀念和方法將在新的歷史時代隨著網絡的發展而發生根本的變化。傳統的編研工作偏重于檔案信息本身的加工形成，忽視了受眾的需求和與社會的溝通，而網絡的互動性特點正好填補了這一缺陷，也為檔案編研信息網絡咨詢服務和編研成果反饋提供一種開放性的雙向信息傳播和溝通的渠道。

隨著網絡編輯技術整合度的不斷提高，各種編輯排版軟件日臻完善，多種編制手段有了技術的支撐，也使編寫手段現代化成為可能。網絡出版就是通過計算機技術和網絡技術來實現對各種媒體檔案信息進行數字化編輯、處理、制作、保存、傳輸以及發行。它的優越性體現在進一步解放了檔案工作者，發揮檔案工作者在溝通用戶和檔案信息之間的橋梁作用，形成了互動的交流。利用者的參與將貫穿檔案編研活動的始終，由于能及時得到讀者的反饋，即使編研材料有不足或謬誤之處也可做到有錯即改，材料便得以不斷地完善，也有利于編研工作的進一步發展。

另外，網頁設置時要避免搞“空城計”。有些網頁只設一個欄目，當利用者點擊該欄目時沒有相應的內容，這樣下去等同于欺騙讀者，更談不上吸引率了。現在，要做到編研材料有皮有肉，得充分利用高速、寬帶、廣域、綜合型數字式電信網絡，使其成為信息資源交流的工具和重要媒體，爭取及時、準確地掌握和了解信息特別是動態信息。

４、編研成果的宣傳

要讓編研成果產生社會效益與經濟效益，其作用得到最大程度的發揮，就要走出自我封閉的高墻，能動地運用報刊、電視、廣播、網絡等多種傳媒手段，拓寬成果宣傳渠道。編研成果要得到社會廣泛的認可，編研工作收益與編研人員的勞動付出成正比，就得走市場化道路。編研人員必須具備預測和把握市場需求的能力，不斷向社會推銷自己的產品，并據此調整編研方向。隨著市場經濟的發展，這一任務在編研工作中所占的比重也會越來越大。作為檔案信息的轉化形式，檔案編研成果便于傳播，利用網絡技術，使館外利用、異地利用成為可能，這有利于更加廣泛地發揮檔案在各項事業中的作用，對于實現檔案信息資源共享也是十分有益的。除廣大利用者在利用的同時起到宣傳作用外，檔案部門還可以主動通過各大媒體介紹編研成果，印發、派發相關宣傳資料（有條件的單位還可以運用英語宣傳），利用檔案展覽、舉辦編研成果展等手段加以宣傳，以達到拓展傳播范圍及加強影響的效果。只有面對市場，編研成果才能得到廣泛的利用，編研工作才能勃發生機。

５、編研工作者的素質

相對于檔案工作的其他分支工作，編研工作對人員的素質要求較高，要求編研工作者對素材要有正確理解、合理采擷、綜合分析、科學篩選、系統整理，具有較強的文字表達能力和結合現代化技術進行編輯的能力，要對館藏進行深入研究，熟悉檔案利用規律，堅持務實與創新的精神。在編寫中要有預見性和前瞻性，要研究出公眾對檔案信息“想要的”或“可能想要的”需求，從而做到從滿足利用者的需求到超越他們的期望，向公眾提供一些驚喜的產品或服務。我們知道，面對競爭日趨激烈的信息服務市場，單純滿足社會的“基本需要”是不夠的。

此外，編研材料要“因人施編”。對于科技人員、研究人員和學者等，要盡量提供原料性質的編研產品，為他們利用檔案起一種引導的作用。從事科學研究的人員，基于嚴謹的科學態度，尤其重視資料的出處，“原汁原味”的資料可以幫助了解其權威性和作者的意圖。而對于廣大利用者來說，他們迫切需要真相信息、重要信息，以及對他們有價值的知識信息、思想信息、歷史信息，對他們則可提供半成品或創造性質的產品，這些材料通俗易懂，能讓人系統地了解到事件的前因后果，這樣的編研成果有著廣闊的利用需求。

編寫編研材料是提高檔案工作水平的一條重要途經，編研工作的創新既是檔案界內在的需要也是社會的要求，這種內外合力必然引致檔案編研工作的變革，也為檔案編研工作思路的拓展和編研工作的發展提供了新契機。隨著經濟建設和各項事業迅速發展，社會對有價值的檔案編研材料的需求越來越多，它的市場就越來越廣，生命力將會越來越強。

參考文獻：

1、畢小平：《適應時代發展 創新檔案編研工作》，《檔案與建設》，2004年第11期。

2、樊如霞：《檔案編研網絡化生存》，《檔案學研究》，2004年第3期。

3、王保忠：《略論網絡環境下的檔案編研工作》，《檔案學通訊》，2004年第5期。

4、彭 堅：《關于檔案“雙套制”管理問題的探討》，《檔案學研究》，2002年第1期。

作者單位：廣東省佛山市佛山科學技術學院