檔案館編研作品的資料來源不應局限于館藏

霍冬梅

編研工作是利用檔案服務社會的一項重要工作,作為編研作品的資料來源應該豐富多樣,具有廣泛性和社會性?但目前檔案館藏結構單一是每個檔案館的通病,這導致相當一部分編研作品內容簡單,實用性不強?因此筆者認為,編研作品的資料來源不應局限于館藏,應將社會上可靠的信息資源作為輔助資源加以借鑒和利用?

一?編研作品的種類

決定了資料來源的廣泛性

按照檔案信息資源加工的程度,檔案編研作品分為三類:一是編纂類,即按一定題目對檔案文獻進行查選?加工?編排和評價,以出版的方式(包括內部)提供檔案信息的工作?二是編述類,即在利用檔案文獻的基礎上,對檔案內容進行濃縮?提煉?組合而成的,如檔案館指南?大事記?組織機構沿革等,也稱二次加工的文獻作品?三是撰述類,即按照一定題目,在對檔案信息內容進行深入研究?分析?綜合的基礎上,提煉信息內容本質和內在聯系的創作性成果,同時也包括編史?修志?結合檔案館藏編寫的考證文章?論文和著作等,它是編研的最高形式,也稱為三次加工檔案文獻?

按照上述分類來分析北京市密云縣檔案館編研作品的構成,目前檔案館編研作品共64種,其中屬于編述類的作品37種,占總數的58%;撰述類17種,占總數的26%;編纂類10種,占總數的15%?其中在編述類作品中簡介?大事記?沿革?匯編類29份,占此類作品總數的45%,這部分資料直接來自檔案,通過提煉?整理編輯而成?而編纂和撰述類作品,因材料提供的史實必須真實,有的涉及年代久遠,在館藏資源不充分的情況下,就需要向社會搜集和征集來完成?如:史料選編中一些回憶性文章和口述材料,檔案館中是沒有的,必須找親歷過的老同志或是當事人回憶才能得到?在一些撰述性作品中,需要在充分研究歷史的基礎上,對其特點?規律進行深入分析研究,并結合本地區歷史演變和社會發展進程,提出對今后發展和工作起指導和借鑒作用的思想和觀點?這就要求作品必須結合當前黨的中心工作,把握新時期黨的政策?形勢和任務,這些資料在館藏中是找不到的,必須依靠各級黨和政府的有關政策性規定性文件?黨報黨刊等可靠信息資源?所以說,有的編研作品如果不借助館外可供利用的信息資源,只依靠館藏,就只能停留在“編”上,很難在深層次研究與開發上取得成效?

二?編研作品的服務對象

決定了資料來源的多樣性

近年來檔案服務作用的影響日益擴大,編研工作也不只是起到索引和方便查閱的功能,而是在滿足檔案館利用的基礎上,以服務黨和政府中心工作為重點開展深層次?多形式的編研?編研作品在內容和形式上突破了傳統定式,更注重現實服務性?社會服務性,注重為本地區的政治?經濟?科技工作以及領導機關和基層群眾服務的效果,這就需要編研作品的形式應該多樣?內容更加豐富?作品取材范圍更為廣泛?而目前館藏檔案受進館時間的限制,且進館檔案又以文書檔案為主,編研工作不可能有什么資料編什么作品,這樣就失去了編研工作的意義?如果只單純地依靠現有的館藏,不去積極拓展檔案信息資源空間,就會使編研工作受到局限?

三?檔案館的性質和任務

決定了資料來源的廣泛性

檔案館的性質和任務,決定了檔案館不僅保存和積累國家檔案財富,還承擔著向社會傳播檔案信息,進行宣傳教育,為社會的政治?經濟?科學?文化等各方面工作服務的功能?通過開展編研,積極主動地為本地區的中心工作服務,這樣既宣傳了檔案館藏,又架起了檔案與社會溝通的平臺?隨著檔案服務領域的不斷拓展,檔案館的社會服務功能也隨之發生了巨大變化,如檔案的對外開放?愛國主義教育基地所產生的社會效益,現行文件利用中心的應運而生,使檔案編研作品的形式多樣,內容豐富多彩?除傳統的文字編輯外,還有出版畫冊?舉辦檔案展覽?拍攝檔案專題片等形式,大大提高了檔案的利用價值?而這些僅僅依靠現有館藏是遠遠不夠的,還需要借助社會各方面信息資源的注入為編研工作服務,才能編寫出更多優秀的作品?如2004年密云縣檔案館舉辦的《建國55周年密云發展成就展》,需要用圖表繪出55年的主要經濟指標,其中1995年至2004年的統計資料在館藏中是沒有的,而這10年正是密云縣經濟快速發展,各項工作取得輝煌成就的重要時期,為辦好展覽,縣檔案館只能通過向有關部門借用資料來完成?因此,筆者認為館藏資料是編研工作的重要素材,但還應吸納社會可靠的信息資源,否則,有的編研工作就會因受材料所限半途而廢?

四?多渠道開發檔案信息資源

1?立足館藏?走出館門

檔案館在進行編研工作中,通過利用館藏和多渠道向有關部門以及社會征集?搜集資料,能夠使作品貼近現實?貼近社會?如密云縣檔案館為紀念抗戰勝利60周年編輯出版的《密云地區抗日斗爭史料選編》一書,其中一些文章是從親身經歷戰斗的老同志?老領導手中收集來的,還有一些編研作品是參考了正在執行中的政策?文件編寫成的?

館藏資源作為檔案館編研工作中不可獲缺的重要內容,是任何時候都不能否認的事實,但編研工作需要大量可供利用的信息資源,它不但需要豐富的館藏積淀,而且還需要包括沒有進館的可供利用的信息資源,以及工作中正在執行的政策和社會關注熱點的可靠信息資源?穴如黨報?黨刊?新聞等?雪?否則,只談館藏的編研,坐在館藏的資料堆中,不去了解社會需要,不問實事,有什么資料編什么作品,那么再好的編研作品也只是閉門造車?紙上談兵,更談不上為現實工作服務,永遠也跳不出“編”的框框?編研作品必須在充分挖掘館藏信息資源的基礎上,對讀者群體和社會需求進行深入調研,變有什么資料編什么作品為編什么作品找什么資料?改變“閉館自守”的局面,走出檔案館,面向社會各個領域,加強與基層檔案室間和相關部門間的資源合作,擴展編研工作的選題取材范圍,豐富作品內容,使作品編有對象?研有素材,彌補檔案館館藏單一和受接收檔案時間限制的缺限?在取材方法上,采取從以館藏檔案資源為主,為利用館藏和對外征集?搜集相結合的方式?

2?加強合作,資源共享

積極整合社會信息資源,形成資源共享?人力共享?成果共享的良性編研空間,可以彌補檔案館編研人員少的不足?更重要的是,通過合作,比如與縣政協文史辦?博物館?政策研究室等部門合作,能夠進一步提升檔案館信息資源的深度開發與利用水平?密云縣檔案館近幾年與縣委黨史部門合署辦公后,編研水平不斷提高,編研作品在內容和形式上不斷創新?其中《村落發展概況與未來趨勢》?《密云地區抗日斗爭史料選編》?《白乙化烈士紀念文集》?畫冊《關懷》等一大批優秀編研作品受到好評,在全縣重要會議和重大活動中發揮了重要作用?這些都得益于單位間?部門間的橫向聯合與協作?

3?強化基礎?豐富館藏

“巧婦難為無米之炊”,沒有豐富的館藏做積淀,就很難編出高質量的編研作品?檔案館必須大力豐富館藏,加強檔案的征集和收集工作?在接收黨政機關文書檔案的同時,還要注重專業檔案如科技?會計?普查?審計?聲像?實物和破產企業?名人檔案的收集?定期向社會征集珍貴的歷史檔案,增強檔案館文化底蘊,為編研工作打基礎?隨著社會對檔案編研工作的要求逐步提高,編研作品的形式不單單是簡單的資料堆砌和匯集,編研作品應該能以一定的方式被社會所利用和認知并發揮作用?其形式更應多種多樣,能夠滿足社會各方面的利用?編研工作離不開檔案,館藏檔案是做好編研工作的前提基礎,只有不斷積累檔案?豐富館藏,才能充分利用館藏資源,編寫出具有地方特色和一定參考價值的編研作品?

作者單位:北京市密云縣檔案局