論檔案管理調控機制的構建

從系統論的觀點來看，科學的檔案管理工作應該是一個周而復始，良性循環的運動系統，而導致其循環運動的一個重要機制就是反饋調控。傳統檔案管理工作重過程輕效果的傾向，使這一機制未能得到有效的建立和充分展現其應有功能。要構建科學完善的檔案管理運作體系，就應加強檔案管理反饋調控機制的構建。

1 重檔案管理調控功能的發揮

檔案管理調控是檔案管理協調與控制的合稱，是為實現檔案管理的和諧化和保證檔案管理目標的順利實現而對檔案管理活動進行控制與協調的過程。其功能主要有：

1．1 保證檔案管理目標的合理。首先，調控標準是根據檔案管理目標和計劃來確定的，因此，在其確定過程中，往往會發現原有目標和計劃中的某些不足，進而有效地修訂和完善目標與計劃。其次，在調控的實際過程中，也會進一步發現目標和計劃與客觀實際不相符合的部分，便于及時采取相應的措施和辦法進行修正和完善。可見，進行調控的過程，也就是使目標和計劃不斷完善化和合理化的過程。

1．2 促進檔案管理目標的貫徹實施。檔案管理目標和計劃只有在被采納并付諸實施之后，才有可能產生實際的作用，并最終達到目標和完成計劃。但是，由于種種原因，如檔案管理人員和有關人員的認識水平、價值取向、個人及其所代表的利益、偏好等，常會使檔案管理目標和計劃在執行過程中遭到誤解、濫用、消極抵制甚至反抗。為此，調控的重要作用就是按照一定的標準對目標的執行活動進行檢查、監督和調節，以保證預期目標的實現或者發現預期目標與現實效果之間的反差，并找出其中的原因，如果是預期目標太高而難于實現，就必須調整目標以適應現實的條件；如果目標是正確可行的，但卻沒有實現，問題就必然出在執行過程中，如執行不力、方法或步驟有問題等，就要作相應的調整。

1．3 促使檔案管理目標順利達成。調控的最終目的，就是要有效地促使目標順利達成。檔案管理調控的基本標準，就是要確定和堅持與檔案管理目標相一致的方法、步驟和行為，消除與檔案管理目標不一致的方法、步驟和行為，把檔案管理系統中的各種要素統一到共同的目標上來，使檔案管理活動和諧、高效地運轉。可見，調控越是合理有力，就越能促使目標順利實現。

2 檔案管理調控標準的構建

2．1 調控標準的作用與來源。調控標準是衡量實際工作績效的依據和準繩，擬定調控標準是檔案管理調控過程的起點。檔案管理調控工作不能盲目進行，調控的對象、范圍、方法和手段是什么，怎樣調控才能達到目的，等等，必須有相應的標準。由于調控的最終目的是要保證檔案管理目標和計劃的順利實現，所以，合理的調控標準也應來自于檔案管理的目標和計劃。但是，調控的標準又不等于目標和計劃，因為檔案管理目標和計劃的內容往往比較詳盡，各級檔案管理人員不可能注意到其中所有的細節方面，而只是注意其中的某些關鍵點。因此，在控制工作中，必須根據檔案管理具體業務活動的特點，選出計劃中的關鍵點作為控制的標準，通過這些關鍵點輸出的信息，就能夠掌握檔案管理有關工作的進展情況，進而針對工作中的偏差和問題進行有效的調控。

2．2 調控標準的類型。

2．2．1 實物數量標準。即根據事物的自然屬性和特點，用自然、物理計量單位來表現的標準，一般用絕對數來表示。如庫房面積單位(平方米)、檔案人員數(人)、案卷或零散文件總長度(米)、案卷數(卷)、全宗數(個)、文件數(件、頁)、縮微膠片數(卷、米、張)、磁帶數(米、盒、盤)等等。由于它可以比較直接和具體地反映出檔案管理工作各個方面和總的工作量及規模水平，所以往往是檔案管理工作的基礎，也是調控的基本標準。

2．2．2 質量標準。即反映檔案管理活動相對水平的標準，一般用相對數或平均數表示。它包括實物質量標準和工作質量標準。實物質量標準表現為檔案的完整程度、系統化程度等等；工作質量標準表現為每人每月平均整理卷數、每人每周平均鑒定案卷數、每人每天平均調卷數或檔案的檢全率、檢準率、難查率、拒借率、自然損毀率等等。在檔案管理中，質量標準可以用來表明檔案信息為機關和社會服務的效果，也可以用來表明檔案管理手段的利用效果。由于質量標準是數量標準的派生物，所以常用來反映檔案管理活動中各種現象之間的內在聯系和對比關系，以便深刻地闡明其中的規律。

2．2．3 價值標準。是根據事物的社會屬性采用貨幣計量單位來表示的標準。價值標準代表著一定的社會必要勞動量，使不同的實物有一個共同的衡量尺度，因而具有較強的綜合性和概括力。價值標準對于反映檔案管理的經濟效益是必不可少的，運用價值標準能促使檔案部門精打細算，講求效益。例如，降低勞動消耗和物質消耗，科學地排放案卷、高效地使用庫房，合理安排人力等等，也能促使檔案管理部門更好地提供檔案信息服務，重視檔案的價值和可能產生的效益，從而充分開發檔案信息資源。

2．2．4 時間標準。是表示完成某項工作的時間限制。如若干小時、一天、一周、一個月、一個季度、一年等等。

3 調控標準體系設計

檔案管理工作是一個復雜的矛盾總體，其各項活動之間存在著內在聯系并互相影響制約，因此，檔案管理工作的規律性只有在大量檔案管理要素的普遍聯系中才能表現出來。各項調控標準只能孤立地反映某種檔案管理現象特征，而要全方位地反映檔案管理發展的全過程并實現全面調控，必須有一系列調控標準，構成一個完整的調控標準體系。這樣，一個調控標準可以調控檔案管理活動的某一點，整個調控標準體系就可以對整個檔案管理活動進行全面調控。就檔案管理系統而言，其調控標準體系主要可由下述兩個子系統組成：

3．1 反映檔案管理系統組成要素的調控標準體系。又可以分解為下述幾個子系統：①館、室藏調控標準體系。包括館、室藏量(全宗、案卷、零散文件數量或長度)標準，館、室藏成分標準等。②檔案人員調控標準體系。包括檔案人員人數標準、文化素質(水平)標準、專業結構標準、智能結構標準、年齡結構標準等。③物質設備調控標準體系。包括檔案庫房面積標準、檔案庫房質量標準、手工管理設備標準、自動化管理設備標準。④檔案館、室網絡結構調控標準體系。包括檔案館、室數量標準，檔案館、室類型標準，檔案館、室規模標準，檔案館、室交流標準等。

3．2 反映檔案管理系統運行情況的調控標準體系。又可分解為以下幾個子系統：①檔案管理活動調控標準體系。包括檔案輸入量標準，檔案鑒定數量、質量標準，檔案整理數量、質量標準，檢索工具數量、質量標準，檔案檢索效率標準，檔案編研成果數量、質量標準，檔案利用率標準，檔案管理工作質量標準，實現經濟效益標準，用戶類型與需求標準等。②檔案信息載錄與載體保護調控標準體系。包括檔案縮微復制標準、計算機錄入量標準、庫房溫濕度標準、病蟲害標準、安全標準等。

4 檔案管理調控手段的運用

4．1 檔案管理的行政調控手段。是依靠檔案管理行政組織和其他行政組織，按照行政系統和行政層次，通過指令、規定、辦法、條例、制度等行政規范和其他行政干預措施約束和調控檔案管理工作運行的手段。其特點是高度控制性、組織服從性和強制約束性，因而具有約束力強、政策推進迅速、時效顯著等優點。當檔案管理微觀主體利益與檔案管理宏觀要求相沖突時，行政強制服從即成為這種調控手段的典型體現。到目前為止，我國有關行政機關已先后頒布了《國務院關于加強檔案工作的決定》、《檔案館工作通則》、《機關檔案工作條例》、《機關檔案工作業務建設規范》、《國家行政機關公文處理辦法》、《關文件材料歸檔和不歸檔案的范圍》、《機關檔案保管期限的規定》、《檔案著錄規則》、《檔號編制規則》、《全宗卷規范》等一系列檔案管理行政調控規范和標準。這些規范和標準在各類檔案館和各個機關單位的檔案管理工作中，起到了很好的調控作用，有效地促進了各級各類檔案館、室檔案管理工作的發展。

4．2 檔案管理的法律調控手段。是指國家通過檔案及有關方面的立法、執法和司法行為，來實現對檔案管理活動調控的重要手段。運用法律手段調控檔案管理活動，是以國家和社會發展的總體利益目標為基礎，對檔案管理運行實行強制性的規范和管理。其調控特點是具有權威性、規范性、強制性和穩定性。它運用法律形式維護檔案管理中各種既定的關系，維護檔案管理秩序和創造良好的檔案管理環境，對破壞檔案管理正常運行的各種因素進行法律干預和制裁，因而能夠起到特有的調控作用。目前，我國已頒布了《檔案法》、《保密法》、《文物法》等一系列法律條文，初步形成了檔案管理的法律調控體系，為檔案管理的調控從法律上提供了重要的手段和保障。將來，隨著《文件法》和其他有關法律的形成和頒布，將使檔案管理的法律調控手段更加完善和有力。

4．3 檔案管理的經濟調控手段。是根據客觀經濟規律，運用各種經濟方式(如工資、獎金、罰款、有償服務、經費劃撥等)，來調節檔案管理中各種不同經濟利益之間的關系，以達到較高經濟效益與社會效益的調控手段。經濟手段的實質是圍繞著人們普遍關心的物質利益問題，通過運用各種與物質利益相關的價值工具，正確處理好國家、集體、個人三者之間的經濟關系，進而調動各方面的積極性。可見，在我國當前經濟體制改革的條件下，經濟調控手段在檔案管理工作中的使用有其重要的特殊意義。使用經濟手段對檔案管理活動進行調控時要注意：一是要注意經濟效益與社會效益的關系，不能因經濟效益而犧牲社會效益；二是要不斷完善各種經濟杠桿，以真正發揮經濟調控手段的作用；三是要注意把經濟手段與行政、法律手段結合起來，發揮綜合調控的優勢。

檔案管理調控機制是一個重要而多元的問題，限于篇幅，本文主要對其功能，標準和手段等基本問題進行探討，其他問題將另撰文作進一步的探討。

(作者單位：昆明師范高等專科學校圖書館)