軍隊檔案館館藏檔案數字化鑒定的原則、方法及工作程序

摘 要：本文闡釋了軍隊檔案館館藏檔案數字化鑒定的目的、原則、方法及工作程序，提出引入管理控制思想，建立文件級機讀開放目錄、解密劃控系統等檢索工具，使檔案數字化鑒定工作盡快步入良性循環的軌道。

關鍵詞：軍隊檔案館 館藏檔案 數字化鑒定

為做好“十五”期間軍隊檔案信息網絡建設工作，全軍各級各類檔案館相繼制定并初步實施數字檔案館計劃，對館藏檔案進行數字化處理。面對龐雜紛繁甚至“魚龍混雜”的館藏檔案，一個新的課題很自然地被提上議事日程：檔案在進行數字化前的鑒定。從某種意義上說，作為信息化“瓶頸”的數字化鑒定工作能否順利開展，將直接關系到軍隊檔案館數字化進程，并最終影響我軍檔案信息社會化的實現。筆者擬就軍隊檔案館館藏檔案數字化鑒定的基本概念、原則、方法及工作程序等問題談談管孔之見。

1 館藏檔案數字化鑒定的涵義

館藏檔案數字化現已成為軍隊檔案館應對信息化、網絡化時代挑戰，加強檔案信息資源整合，并最大限度拓展資源共享空間和社會服務功能的必由之路。由于數字化檔案從實體檔案經過數字化處理到能夠以數字方式提供利用，特別是遠程利用，其中包含較高的制作和運營成本，因此要求提供利用的數字化檔案具有相當的質量，由此，檔案在進行數字化之前需要進行鑒定的問題便成為一個亟待解決的實際問題。與此同時，公開和通過網絡遠程提供利用的數字化檔案，要求其內容必須是適合向社會公開的，因此在館藏檔案數字化前進行劃控鑒定也是必然選擇。

一般來說，軍隊檔案館館藏檔案的基礎狀況，包括每個全宗內檔案構成的合理程度，每個案卷的組合質量參差不齊，特別是上個世紀80年代以前形成的檔案，由于歷史的原因，常常是“魚龍混雜”，有價值和無價值的文件夾雜在一起。對這樣的檔案做數字化處理，必須在事前進行鑒定，通過鑒定，剔除那些無關緊要或毫無價值的文件，從而確保數字化檔案的“貨真價實”，真正具有參考和研究價值。此外，受經費緊張、人員編制有限及利用需求猛增等因素的影響，軍隊檔案館在實施館藏檔案數字化時應該在對館藏檔案進行調查的基礎上制定出數字化計劃，切實將那些有必要又能取得實際利用效果的檔案資料進行數字化，以此來達到數字化檔案利用的目的。

鑒于軍隊檔案館的館藏信息大多數為涉密信息，總參《“十五”期間軍隊檔案信息網絡建設實施辦法》中明確要求，開展檔案信息網絡服務，要制定檔案信息提供利用的范圍，按照有關保密規定有控制地提供利用。對檔案信息內容進行分類，按開放和控制使用加以區分，進而針對不同等級的信息內容開展檔案信息網絡服務，是實現檔案信息網絡服務中有效控制涉密信息利用，確保其安全保密的重要措施。應當說，館藏檔案數字化前的劃控鑒定，是檔案信息網絡利用服務的必要前提，是檔案信息網絡利用服務安全保密的制度保障。

綜上所述，從數字化檔案要著眼于提供“精品”檔案的要求出發，檔案在數字化之前進行的鑒定有別于傳統的檔案價值鑒定，也不是單純為了解決開放而進行的開放與否的劃控鑒定，它是一種綜合性鑒定，既包含對開放鑒定做拾遺補缺的工作，又承擔著“去粗取精”、存真留實的責任，其目的是通過鑒定，提供組合精煉、內容充實、沒有“水分”的原始檔案進行數字化，將社會最需要最有價值的檔案以濃縮和精彩的狀態提供給利用者，從而保證對檔案進行數字化處理的高投入能夠得到高效率的應用。簡言之，館藏檔案數字化鑒定就是指：在對館藏檔案進行數字化處理之前所開展的一系列鑒定工作，是按照有關的原則和標準對檔案自身價值及其延伸價值的大小進行鑒別和判斷，以確定數字化的范圍，并依據劃控鑒定結果，對數字化檔案實行分級管理的系統控制過程。

2 館藏檔案數字化鑒定的原則和方法

館藏檔案數字化鑒定是傳統檔案鑒定工作內容的拓展和延伸，因此必須遵循檔案價值鑒定的總原則：“從國家和人民的整體利益出發，用全面的、歷史的、發展的、效益的觀點判斷檔案的價值。”相較于傳統鑒定工作以確定文件檔案的質量、價值和去向為直接目標與任務而言，數字化鑒定工作的目的是確定檔案數字化范圍和透明度范圍，由此也決定了館藏檔案數字化鑒定原則的特殊性。它既是技術，也是藝術；既有政策，也要靈活；既要照顧歷史，又要面對現實；既要滿足利用需求，還要兼顧保密與效益原則。具體表現為：

2．1 標準具體化原則。這樣才可以減少因標準模糊而錯用標準或大致進行數字化鑒定的可能性，才能使數字化鑒定活動過程增加可操作性，增加鑒定結果的可靠性和精確度。平心而論，近年來，從總部到軍區，各級檔案行政主管部門對所屬檔案館鑒定工作的開展一直缺乏有力的指導幫助和有效的檢查督促。筆者認為，“十一五”期間可將鑒定工作列入重點考評項目，由總參牽頭，在全軍范圍內選擇若干檔案館先行試點，然后制定相應的技術標準，修改和完善有關法規，解決現有保管期限表過于“粗放”等問題，制定詳細的數字化鑒定工作細則，最后進行推廣和普及，以實現檔案數字化鑒定工作的制度化、科學化、規范化和標準化。在制定標準時除根據檔案價值體現和價值判斷的固有規律，從檔案形成時間、檔案形成者所在的范圍和級別、檔案所具有的內容等方面提出明確規定外，還可考慮對不同等級檔案的數量比例進行控制。

2．2 效益最大化原則。數字化檔案從檔案的原始狀態到能夠遠程提供查詢的數碼狀態，期間要經過數字化掃描、數據存儲整理和相應檢索關系的建立等一系列工作，需要一定的人力物力投入和技術支撐。效益原則就是從減少數字化成本出發，從進行數字化投入產出的策略考慮，同時也是從絕大多數利用者的利用需求出發，力爭以最小的投入，使最有價值的檔案最大限度地發揮作用，以實現最佳的社會效益和經濟效益。以軍隊檔案館的經濟實力而論，不計成本的觀念既不合時宜也不利發展。在軍隊檔案數字化工程中，各館有必要以成本效益理念為先導開展數字化鑒定工作，在滿足今后網絡環境下檔案利用需求的同時，盡可能地減少成本投入，促進信息化建設的良性發展。

2．3 內容系統性原則。所謂內容系統性原則，是指根據社會信息化、軍隊信息化對于檔案信息、資源整合的總體要求，使數字化的檔案內容不僅能反映館藏檔案信息資源的地域特色、軍兵種特色，還能體現館藏信息資源的綜合優勢。為此，在對館藏檔案數字化鑒定時，一是在數字化信息資源的結構上要盡可能趨于合理，即在數字化檔案的篩選上，力求做到同一時期的各個層面、各個領域、虛(方針政策)與實(數據個案)、文字與聲像等材料的有機結合。二是要處理好檔案重要性與完整性的關系，切不可孤立地抽取個別重要文件而使其失去與一組文件的內在聯系，因而影響到檔案的整體價值。此外，還應注意保持檔案信息的原貌，不得任意裁剪。

2．4 范圍有限性原則。這一原則在很大程度上適用于數字化鑒定的組織實施工作，其核心思想也適用于數字化鑒定的具體操作。鑒于軍隊檔案的特殊性，應根據國家、軍隊頒布的有關法規、規章，以及館藏內容的實際來確定數字化檔案的使用范圍，一般應包括：①內部控制使用的檔案及其控制使用范圍和方式；②向社會開放的檔案，包括供軍網流通的檔案：③解密、降密和劃控使用的檔案。為有效控制涉密信息和重要數據不被越權調閱，我們還應對檔案信息內容進行分類標引，在全宗內進一步區分信息的等級，并通過技術手段控制利用的范圍。

由于軍隊檔案館館藏檔案數字化鑒定是一項新的業務，技術要求高，難度大，又缺乏實踐經驗，除了上述鑒定原則的切實貫徹外，鑒定方法的靈活運用也十分重要。對館藏檔案進行數字化鑒定，一般有兩種方法：①直接鑒定法。就是具體地、直接地、逐卷逐件地審查檔案文件內容，根據檔案內容確定其是否數字化。從實際情況來看，案卷標題和許多卷內文件目錄一般比較籠統、概括，甚至不能反映檔案文件的內容，而且往往也看不出文件的密級和是否密碼電報；有的全宗只有案卷目錄而無卷內文件目錄；有的文件材料的具體內容涉及不能開放的問題。因此，為保證數字化鑒定工作的質量，必須堅持直接鑒定法。②間接鑒定法。即通過審查卷內文件目錄來確定其是否開放。它一般只適用于基礎較好，分類清楚，案卷目錄和卷內文件目錄齊全明晰，內容比較單純的全宗。為加快數字化鑒定工作的步伐，可適度采用間接鑒定法。筆者認為，在軍隊檔案館開展數字化鑒定工作時，為了在確保數字化鑒定質量的前提下適當加快鑒定速度，應以直接鑒定法為主，間接鑒定法為輔。首先應用間接鑒定法來解決宏觀問題，在宏觀鑒定的基礎上，再應用直接鑒定法解決微觀鑒定的問題，只有宏觀與微觀視角并用，才能使鑒定工作盡可能地做到客觀、準確。

3 館藏檔案數字化鑒定的工作程序

在某種程度上，科學策劃和周全組織是保證數字化鑒定能夠按照預定目標進行并取得成效的關鍵。一般而言，館藏檔案數字化鑒定的工作程序包括四個環節，即“準備工作”、“鑒定工作”、“審批工作”、“后續工作”。結合軍隊檔案館實際情況，筆者認為，館藏檔案數字化鑒定可具體細分為以下幾個步驟：

3．1 建立館藏檔案數字化鑒定機構，明確職責分工。要加強館藏檔案數字化鑒定工作的領導，在組織上、人員上予以必要的保證。首先可由檔案館的有關業務部門組織一個鑒定小組，專職負責對檔案進行初始的數字化鑒定。鑒定人員由熟悉館藏、政治文化素質較高、具有相當業務水平和鑒別能力、工作認真負責的人員擔任，還可聘請確有相當專業學識和經驗的退休人員建立編外的鑒定專家小組，這是對鑒定質量的必要保證。其次，還應在全館范圍內成立一個鑒定委員會。該委員會由館領導牽頭組成，吸收各業務部門負責人、館內高級專家及鑒定小組負責人參加，必要時也可吸納上級檔案業務主管部門領導和軍內外著名專家、學者。鑒定委員會負責制定鑒定工作方案，審查鑒定結果，研究鑒定工作中的疑難問題等，對整個數字化鑒定工作起指導作用。

3．2 制定具體實施細則，使數字化鑒定工作有章可循。數字化鑒定細則的制定對于數字化鑒定的實際操作意義重大，它既是一線工作人員開展鑒定工作的依據，又是進行復審和審批的依據。鑒定委員會要組織鑒定人員及相關人員學習和研究總部及上級主管部門頒發的《中國人民解放軍檔案條例》、《中國人民解放軍文書檔案保管期限參考表》、《關于開放我軍檔案的意見》等有關的規范性文件，在此基礎上，先制定出一個初步細則，然后在實踐中不斷加以補充和完善。

3．3 結合館藏檔案整理等基礎工作，開展初步鑒定工作。即由鑒定小組對將要鑒定的館藏檔案內容、形成年代、來源、外形特征及完整程度等進行系統性調查分析，達到真正熟悉家底，夯實鑒定工作的基礎，以對館藏檔案價值進行具體評判。這是整個鑒定工作真正實質性的一步?？刹捎孟绕谌趦仁煜ふ莆涨闆r；后期直接鑒定與間接鑒定結合。首先，鑒定檔案文件的系統性、有效性，即采用直接審閱檔案或檔案目錄、案卷目錄標題的方法來判斷檔案的價值，對數字化范圍作出合理定位。其次，依據保密法規的有關規定，對保密期限屆滿的文件進行開放鑒定，作降密／解密(開放)與保密(控制使用)處理。對未標明密級的檔案文件，也應仔細研究文件內容，以決定有無必要控制使用。再次，對需控制使用檔案信息進行分類，即根據檔案信息的內容、形式和特殊要求劃分不同的類別，以此作為建立檔案信息提供利用范圍、制定用戶授權方案的前提和基礎。在這個過程中，鑒定工作人員通過審查檔案內容來進行判斷，填寫可數字化檔案鑒定登記表(分開放及控制使用兩部分)，形成數字化鑒定的初步結果。填寫的內容包括可數字化檔案文件的內容、形成時間、檔號、開放等級等。

3．4 采取交叉鑒定法進行復查，重點抽樣法加以審核。數字化鑒定的復審和審批，主要出于保證鑒定質量的考慮，防止在初級或二級鑒定中出現不符合要求的情況，將可能出現的錯誤降到最低程度，具有最后把關的意義。一般可采取對部分案卷進行重點抽樣的方法。對館藏檔案數字化鑒定質量的復審，擬由鑒定小組內人員相互交叉再進行一次價值鑒定，以確保鑒定效果。檔案館鑒定委員會成員負責對初審意見進行必要的抽查審核，發現問題再提請直接鑒定部門及時處理。待通過后就報上級主管機關批準同意。之后，可制作開放檔案目錄并向社會公布。

3．5 慎終如始，妥善做好數字化鑒定后續工作。在檔案數字化鑒定過程中，會有諸如目錄批注、拆卷以及提出其他處理意見等，也就是鑒定過后需要繼續處理的工作。具體有這樣一些：①文件目錄、案卷目錄、全宗目錄等的批注，即把數字化鑒定結果在這里作必要的記錄，或作相應的調整；②編制新定控制使用的文件檔案和開放檔案的目錄；③需要去酸或修裱的檔案的轉交；④建立館藏檔案數字化鑒定工作臺賬，逐卷填制卷內文件數字化的具體范圍，并對需要控制的文件加注說明，歸入相關的全宗卷，作為今后檔案保管和利用工作必需的參考資料(對于已經數學化的館藏檔案，除法律取證外，一般不再提供原件)；⑤收集鑒定工作中形成的文件材料立卷歸檔，諸如鑒定報告及審批文件等。

4 館藏檔案數字化鑒定32作中需注意的問題

4．1 處理好保密與開放的關系，引入管理控制思想。對軍隊檔案適時鑒定開放，使之透明是時代發展的要求，在透明度原則給我軍檔案數字化鑒定工作的開展提供新契機的同時，也帶來了一定風險和挑戰。檔案價值的潛在性，檔案價值鑒定的預測性，鑒定結果一定程度上的不確定性，以及我軍許多檔案所具有的高度機密性，更增加了檔案人員對于檔案數字化鑒定工作的畏難情緒。筆者認為，隨著全軍信息化進程的加速，必須盡快走出“保密保險、開放危險”的思想誤區，既要有開放意識，又要有保密控制觀念，在檔案數字化鑒定中引入管理控制思想，協調好開放與保密的關系，努力在保守國家、軍隊秘密與向社會開放之間尋找一個最佳結合點，以求做到“外圓內方”。在確保國家和軍隊秘密萬無一失的前提下，經過認真細致的鑒定工作和周密充分的準備工作，盡快把我軍應該開放的館藏檔案以數字化形式逐級向軍內外用戶開放，使軍隊檔案信息網絡利用服務真正發揮實效。

4．2 處理好安全保管與方便利用的關系，建立檢索工具。數字化鑒定工作與館藏檔案的安全保管和方便利用都有直接的聯系。好的檢索工具對減少重復勞動、保證鑒定質量具有重要意義。筆者認為，要提高數字化鑒定的效率，確保數字化檔案的安全耐久，可從以下幾個方面著手：①建立文件級機讀開放目錄。在鑒定結果形成后建立與數字化內容相對應的文件級機讀目錄，一方面解決與全文數字化內容的鉤鏈檢索問題，另一方面也是公開提供的目錄信息的基本內容；②在案卷級機讀目錄上加注標記。對于在館藏檔案數字化鑒定中發現的不宜開放文件所在的案卷，均應加注控制標記，以解決在傳統檔案實體提供利用時由于案卷裝訂造成的卷內文件開放與控制混雜而不易管理的問題；③建立解密劃控系統。該系統能對每份檔案的序號、起止頁碼、文件標題、起止時期和結論進行自動標記，便于檢索和統計。鑒定后的檔案信息按涉密程度分類，按照用戶授權等級有控制的提供利用，不適宜開放的部分可由解密劃控系統實行技術處理。

4．3 處理好數字化鑒定工作與其他工作的關系，盡快步入良性發展。從目前情況看，我軍各檔案館在檔案鑒定這項工作上所取得的成績是不明顯的，與其他業務工作相比，始終沒有把鑒定工作作為一個獨立環節抓緊抓好。受“舍魚而求熊掌”錯誤觀念的影響，鑒定工作往往被打人“另冊”，很少顧及。雖然經過全軍檔案館目標管理、信息網絡建設達標檢查工作的實施，各館可用于開放工作的硬件設施已經得到了加強和完善，但由于受到鑒定區分工作的制約，可以提供給社會各界利用的館藏開放檔案數量仍然很少，大量滿30年的檔案尚未經過審查和鑒定。毋庸諱言，館藏檔案數字化鑒定，是一項費時費力的工作，特別是隨著數字化設備技術水平的日益提高，檔案內容人工鑒定因耗時多而成為數字化工作的一大瓶頸問題，而數字檔案館的發展正途必然是將鑒定工作作為一項經常性工作納入檔案館的日常業務工作，與其他工作一起統籌安排，精心謀劃。筆者認為，在全軍檔案館“十一五”發展規劃中，有必要將館藏檔案數字化鑒定工作列為重要考評項目，由總部認真嚴格地實施檢查，從而推動我軍檔案館數字化工程的深入和開展。

總之，館藏檔案數字化鑒定是一項復雜、科學性強的重要工作，同時也是一門需要進一步深入研究的新興課題，它所涵蓋內容的廣度和深度，對于電子檔案開發利用所具有的現實意義，將促使我們檔案工作者在業務學習和實踐工作中不斷去研究和探討，為檔案數字化鑒定理論的發展和完善注入新鮮血液。

(作者單位：廣州軍區檔案館)