河南省市、縣（區）檔案館開展已公開現行文件利用工作情況的調查報告

為了全面了解我省市、縣（區）檔案館開展已公開現行文件利用工作情況，最近，我們對此項工作進行了調查。

1 基本情況

已公開現行文件利用工作在我省市、縣(區)檔案館開展以來，受到了社會各界的廣泛關注，特別是受到廣大人民群眾的普遍歡迎，呈現出良好的發展態勢。其特點如下：

1．1 發展速度快。我省市、縣(區)檔案館開展的已公開現行文件利用工作大致可分為試點和全面鋪開兩個階段。試點階段從2002年2月焦作市檔案館試辦全省首家現行文件閱覽服務中心開始到2004年5月。在這期間，鄭州、新鄉、洛陽、開封、漯河、南陽市和中牟、商水、封丘、新鄉縣等20個檔案館先后開展了已公開現行文件利用工作。2004年6月，王剛同志對已公開現行文件利用工作作出重要批示后，全省各級檔案部門按照批示要求不斷把已公開現行文件利用工作做深、做細、做實。至此，已公開現行文件利用工作在全省全面展開。截至2006年1月，我省有163個檔案館開展已公開現行文件利用工作，占檔案館總數的92％。其中鄭州、開封、平頂山、駐馬店、安陽、三門峽、周口、焦作、許昌、商丘、南陽、信陽、濟源市達到了100％，實現了本地區已公開現行文件利用工作的“滿堂紅”。

1．2 經過當地黨委、政府及有關部門授權或批準。據統計，我省163個檔案館開展的已公開現行文件利用工作全部經過當地黨委、政府及有關部門的授權或批準，其中117個檔案館已被當地政府明確為公開政務信息的指定場所。開展已公開現行文件利用工作的主要形式有三種：一是建立已公開現行文件利用中心；二是由檔案館內設機構承擔已公開現行文件利用工作；三是直接將當年檔案接收進館，并開展對外借閱服務。提供的已公開現行文件資料大體可分為政務文件、政策法規匯編、參考資料三部分，包括勞動就業、福利待遇、社會保險、社會救助、房屋拆遷、土地管理、招商引資等方面的內容，是與人民群眾生產、生活密切相關的政務信息。

1．3 推動措施得力。各級黨委、政府及檔案行政管理部門通過行政管理手段不斷推動已公開現行文件利用工作，為已公開現行文件利用工作的開展創造了必要的條件。2005年5月，省檔案局新訂的《河南省各級國家綜合檔案館等級標準》將已公開現行文件利用工作列入等級指標體系。地方各級黨委、政府也出臺了一系列相關政策，有的以“兩辦”名義發布文件，對已公開現行文件利用工作提出明確具體的要求；有的直接下發或轉發檔案部門開展已公開現行文件利用工作的通知，加強已公開現行文件利用工作。不少地方在檔案工作年度目標考核時，把已公開現行文件利用工作作為考核的重要內容之一。這些措施的實施，使我省已公開現行文件利用工作逐步走上了規范化、制度化發展的軌道。

1．4 基礎工作扎實。在已公開現行文件資料的收集上，我省各級檔案館做了有益的探索。如許昌市自2005年4月1日起，實行已公開現行文件月報制度和年報制度。新鄉市檔案館采取了集中收集、及時收集、定期收集、補充收集等多種靈活多樣的方式收集已公開現行文件資料，即對被確定在收集范圍內的91個單位的已公開現行文件進行一次集中收集；對時效性較強的文件隨時出臺，及時收集；現行文件利用工作正?；螅瑘猿侄ㄆ谑占?即每季度收集一次)；對利用者查不到的文件進行登記，屬于接收范圍內的及時進行補充收集。

各級檔案館還加強了對已公開現行文件利用工作的規范管理，達到了“四有”標準，普遍建立了“三簿”?！八挠小?，即有存放已公開現行文件的專用場地，有提供閱覽服務的場所，有按單位編制的檢索工具，有接收、利用已公開現行文件的規章制度?！叭尽笔侵笝n案館建立了已公開現行文件接收登記簿、向社會提供服務的登記簿、利用效果登記簿。

在普遍編制已公開現行文件手工檢索目錄的同時，焦作、安陽、鄭州市和鄭州市金水區等檔案館開展了已公開現行文件微機全文檢索和目錄微機檢索，提升了已公開現行文件利用工作的現代化管理水平。

1．5 服務方式靈活多樣。各級檔案館根據用戶的不同需求，采取了多種方式提供服務。一是提供閱覽服務。在檔案館內部開辟專門的閱覽場所，利用者憑有效證件可直接來此查詢相關信息。二是提供函電代查服務。對外地利用者及年齡較大、行動不便或工作繁忙等無法直接到檔案館(或利用中心)查閱已公開現行文件的利用者，開展了信函查閱的委托服務、電話預約的承諾服務。三是提供咨詢服務。一些檔案館以現行文件和有關資料為依據，以解答問題的形式，為利用者提供主要內容為政策性咨詢、知識性咨詢、信息性咨詢的已公開現行文件服務。四是通過行政服務中心或行政審批中心“窗口”提供服務。新鄉、周口、開封市等檔案館將現行文件利用中心設在本地公共行政服務中心或行政審批中心服務大廳。五是提供網上查閱服務。如焦作市、鄭州市、鄭州市金水區等檔案館通過網絡提供已公開現行文件服務。

1．6 利用效果明顯。開展已公開現行文件利用工作以來，我省各級檔案館已累計接待利用者5萬余人次，提供文件7萬余件次。已公開現行文件利用工作受到了人民群眾的普遍歡迎，特別是當群眾的利益通過查閱已公開現行文件得以維護時，他們想方設法通過各種方式表達對檔案部門的感激之情。有的留言表揚，有的寫感謝信，有的送牌匾和錦旗。

已公開現行文件利用工作也得到了各級領導和新聞媒體的充分肯定。例如，2004年2月，新鄉市委書記連維良在市行政服務中心《工作周報》上看到“現行文件服務中心”窗口工作受到群眾好評的信息后，專門作出批示，對新鄉市檔案館已公開現行文件利用工作給予充分肯定；2004年5月新鄉市委、市政府發文表彰在行政服務中心運轉中作出突出貢獻的市檔案局窗口和1名工作人員。中國檔案報、河南日報、河南電視臺、河南人民廣播電臺、大河報、鄭州晚報等新聞媒體對我省已公開現行文件利用工作發揮的作用進行了廣泛宣傳，擴大了社會影響，維護了檔案部門的良好形象。

2 存在的問題與不足

雖然我省市、縣(區)檔案館開展的已公開現行文件利用工作取得了很大成績，但仍存在一些問題，主要是：

2．1 發展還不夠平衡。從全省來說，有13個省轄市開展已公開現行文件利用工作的檔案館已達到100％，還有一些省轄市沒有達到50％；從地區來說，有的檔案館已開展工作幾年，有的還處于起步階段；從基礎工作來看，有的檔案館實現了目錄微機檢索自動化和全文微機檢索，有的還處于手工檢索階段。

2．2 經費不足。已經開展已公開現行文件利用工作的163個檔案館當中，有50％以上檔案館籌建經費不足1萬元，造成已公開現行文件利用工作規模無法擴大，水平難以進一步提高。

2．3 收集的數量和范圍有待增加、擴大。目前，我省檔案館在開展已公開現行文件利用工作中收集的現行文件主要是市(縣、區)直屬部門一級機構政策性法規文件。一些具體細則或辦法產生于市(縣、區)直屬部門的二級或三級單位，而這些文件沒有列入收集范圍，這樣會造成檔案館收集到的已公開現行文件不全面、不具體。此外，一些專業部門的行業規定，也沒有列入收集范圍。

2．4 宣傳的力度有待進一步加大。表現在兩個方面：一是向領導和有關部門宣傳不夠，及時向檔案館報送現行文件沒有成為一些政府部門的自覺行為；二是向人民群眾宣傳不夠，有許多老百姓不知道或對已公開現行文件利用工作了解甚少，還缺乏通過查閱已公開現行文件維護自身權益的意識。

3 思考與建議

3．1 加強對已公開現行文件利用工作的研究。已公開現行文件利用工作是一個嶄新的事物，在如何開展現行文件利用工作方面并沒有先例可循。因此，各級檔案部門應加強對已公開現行文件利用工作法律依據、檔案學理論基礎的研究，探索已公開現行文件利用的新模式，調整工作方式和方法。只有這樣，才能把已公開現行文件利用工作做得更好。

3．2 進一步開闊思路，明確已公開現行文件利用工作的功能定位。各級檔案館應以貼近社會、服務群眾為宗旨，進一步開闊思路，明確已公開現行文件利用工作的功能定位，科學設定服務內容。在服務功能上，應突出知情服務與知識服務；在服務內容上，要整合現有檔案信息資源，實施現行文件、檔案資料的一體化運作。

3．3 采取措施，作好已公開現行文件的收集工作。各級檔案部門應將已公開現行文件的收集工作納入工作職責、工作目標、考核內容，與其他工作一同部署十一同檢查、一同總結驗收。要根據利用需要，適當擴大收集范圍，必要時文件的收集范圍可以擴大到二級、甚至三級單位；要密切關注社會“熱點”“難點”，以及根據利用信息反饋，開展有針對性的征集工作。

3．4 積極探索，建立促進已公開現行文件利用工作健康發展的長效機制。建議將已公開現行文件利用工作的有關要求列入《河南省檔案管理條例》；市、縣(區)檔案行政管理部門要積極爭取當地黨委、政府授權，將已公開現行文件利用工作納入本地區政務公開體系，把已公開現行文件利用工作納入依法管理的軌道。

(作者單位：河南省檔案局業務指導處)