縮短采購需求計劃管理時間實踐

宋佼佼 趙冉嬌

采購需求計劃管理是招標采購活動的前期工作，其質量直接影響著后續采購活動的成敗。采購需求計劃管理時間是指從計劃申報通知發布開始至到所有計劃審查結束移交招標采購的全過程。縮短采購需求計劃管理時間既是提高計劃管理工作質效的關鍵因素，也是整體提升物資供應鏈管理質量的迫切需求。

一、設定目標

根據公司管理要求，結合公司近兩年非物資計劃管理實際情況，確定將非物資采購計劃管理時間定為40天。

二、目標可行性論證

（一）各項目單位非物資采購計劃一次報送準確率情況

對納入指標統計的5個非物資批次采購計劃管理時間進行了階段分析統計，根據統計數據，非物資計劃申報流程中計劃申報與會后整理復核階段所占耗時較長，需進一步分析尋找主要癥結。

（二）尋找采購計劃管理時間較長的癥結所在

分析一：計劃申報階段

在非物資計劃管理“計劃申報”環節中，各項目單位在規定時間內收集創建需求計劃，由于每年度所有采購批次安排均于年初確定，報送計劃時間有固定范圍，數據比較穩定，報送時長沒有可壓縮空間。

分析二：計劃初審

在非物資計劃管理“計劃初審”環節中，主要工作包含計劃的整理、分類、退改，以及審查會的前期溝通安排，受客觀因素影響較大，數據比較穩定，預審時長沒有可壓縮空間。

分析三：審查會階段

非物資計劃審查會期間主要負責計劃的審查退改，需退改計劃的條數將直接影響到審查會的效率;報送錯誤主要分為計劃新增、計劃退回、計劃字段信息錯誤、技術規范編制錯誤、技術規范上傳錯誤五類，對各批次發生的各類錯誤發生情況進行統計，技術規范編制錯誤占比遠遠大于其他類別錯誤，達67.11%。

結論：“技術規范編制錯誤多”是影響非物資采購計劃審查效率的主要癥結，若該問題能得到有效解決，審查會效率將明顯提升，具有可壓縮空間。

三、原因分析

確定目標后，針對審查會階段和會后整理復核階段影響采購需求計劃管理時間的“計劃及技術規范退改率問題”這一主要癥結進行了分析，共找到了8個末端原因，即“培訓覆蓋面不夠”、“項目人員計劃業務熟悉度低、工作態度差”、“ECP系統不穩定”、“ERP系統延遲”、“技術規范模板標準化程度低”、“計劃填報缺少標準化參考”、“計劃審查數據流轉時間長”及“線下審查會議室環境過分嘈雜”。剔除“項目人員計劃業務熟悉度低、工作態度差”、“ERP系統延遲”、“ECP系統不穩定”、“項目人員電腦系統問題”這3個不可控的客觀原因，對剩余的5個末端原因進行逐一確認。

確認因素一：培訓覆蓋面不夠

確認標準：未參培單位平均退改率比參培單位退改率高20%以上

對所有項目單位是否已參加過非物資計劃申報培訓情況進行統計，未參加過培訓項目單位平均退改率比參培單位高0.83%<20%，為非要因。

確認因素二：技術規范模板標準化程度低

確認標準：普通模板比結構化技術規范模板退改率高80%以上

統計已編制應用的結構化技術規范模板與普通模板在使用中的退改率情況，普通模板比結構化技術規范模板退改率高158.4%>>80%，滿足確認標準，為要因。

確認因素三：計劃填報缺少標準化參考

確認標準：所有下發項目單位的文件中均無相關的參考標準或要求

經對全年所有下發資料進行調查，均未發現有關計劃填報的標準或規范要求，為要因。

確認因素四：計劃審查數據流轉時間長

確認標準：審查數據流轉時長與退改效率呈負相關

追蹤統計審查會議上計劃及技術規范退改流程所涉及的所有環節用時，為了驗證此因素對目標值的影響，設置不同的審查數據流轉時長，測試不同的審查數據流轉時長對退改效率的影響，經驗證，審查數據流轉時長與退改效率呈負相關性，本因素對目標實現有實際影響，為要因。

確認因素五：線下審查會議室的環境過分嘈雜

確認標準：脫離線下審查室退改率減少

2020年某批非物資集中審查會采用了線上審查的模式，脫離了線下審查室的環境。經分析，脫離了線下審查室的嘈雜環境，計劃和技術規范退改率并沒有因此下降，不符合確認標準，為非要因。

通過以上末端因素確認過程可知，影響計劃及技術規范退改率的主要原因包括：技術規范模板標準化程度低;計劃填報缺少標準化參考;計劃審查數據流轉時間長。

四、制定并實施對策

（一）實施對策一：技術規范模板標準化程度低

全面梳理上級單位在非物資采購需求計劃管理方面的服務主數據、采購目錄、固化ID以及審查要點和要求，進行分析和結構化，根據各要點的更新頻率，建立定期或不定期的更新機制。

廣泛收集歷年來各個批次的反饋信息，總結并聯合各專業管理部門、資深審查專家進行討論分析，精準確定技術規范結構化模板及固化ID的可擴大范圍，組織各專業主管部門、變電/土建/營銷/后勤等專業資深專家召開技術規范結構化模板及固化ID編審會議，擴大技術規范結構化模板和固化ID的覆蓋范圍。

（二）實施對策二：建設非物資采購標準化體系

運用大數據分析，梳理標準化范圍，得出高頻使用的服務主數據詞條，初步形成可進一步標準化的項目清冊，經非物資采購計劃資深審查專家從專業技術角度進行分析、判斷，確定出當前擬進一步標準化的項目清單。

開展專業協同，確定標準建設實施方案。在確定了擬標準化項目清單的基礎上，召開多次專業標準化方案研討會議，并借鑒上級單位物資采購標準體系建設應用成果和經驗，形成了非標物資采購標準體系建設方案。非物資采購標準體系包括項目分類準、技術規范書標準（固化ID和固化模板）和計劃詞條標準三大部分。其中，項目分類是基礎，技術規范書標準是核心，計劃詞條是紐帶。

（三）實施對策三：計劃審查數據流轉時間長

優化完善計劃管理工作流程。結合上級關于區域集中式遠程視頻審查要求，調整部署遠程視頻審查流程，將計劃審查室從“線下”搬到“線上”，采用“總-分-總”的形式，即審查會現場設立主會場，各項目單位設立分會場，主會場和分會場之間通過視頻軟件相互鏈接開展連線審查。同時在審查會前制定詳細的排期表，會議期間執行叫號與視頻全程監控機制， 保障會議秩序和效率。

優化完善線上申報系統，升級非物資需求計劃ERP申報系統功能，完成采購標準體系的上線應用管控，將采購標準三大部分的管理維護工作由線下轉為線上，解決數據多源頭造成的前后不一致、管理維護不便等問題，實現“一張表”關聯查詢、一鍵點選生成采購計劃信息、自動關聯校驗等功能，實現非物資計劃與招標詞條的貫通，實現非物資計劃與招標的高效協同。

五、效果檢查

通過各項措施在非物資采購計劃管理工作中的日常運用，極大的縮短了非物資采購需求計劃管理時間。根據統計數據分析，2020年采購批次整體計劃管理時間縮短至39.8天。

結論：非物資采購需求計劃管理時間由QC活動前的45.2天縮短至活動后的39.8天，達到了預期目標值。

1. 宋佼佼，女，漢族，1984年8月，陜西西安，工作單位：國網陜西省電力公司物資公司，研究方向：物資管理，本科，高級經濟師，單位所在地：陜西省西安市碑林區友誼東路308號，郵編：710000

2. 趙冉嬌，女，漢族，1989年6月，陜西西安人，工作單位為國網陜西省電力公司物資公司，研究方向為物資管理，碩士研究生，職稱為工程師，單位地址陜西省西安市友誼東路308號，郵編710000。