試論新時(shí)期高校圖書館采訪模式的優(yōu)化

高校作為培養(yǎng)人才、學(xué)科建設(shè)和知識創(chuàng)新的重要基地，隨著信息和數(shù)字技術(shù)的高速發(fā)展，知識更新的周期越來越短，社會對人才的要求越來越高，讀者對文獻(xiàn)信息資源的需求程度也隨之提高，高校圖書館的采訪隨著社會形勢的發(fā)展也不斷變化，采訪工作卻越來越困難，其圖書館傳統(tǒng)的文獻(xiàn)采購方式已不能適應(yīng)讀者對文獻(xiàn)資源日益高漲的需要，必須適應(yīng)新時(shí)期社會的發(fā)展，創(chuàng)新文獻(xiàn)采購方式，優(yōu)化采訪模式，才能隨著時(shí)代發(fā)展更好地適應(yīng)社會要求，適應(yīng)新世紀(jì)人才培養(yǎng)、知識創(chuàng)新的要求。

傳統(tǒng)的文獻(xiàn)采購方式存在諸多缺陷

傳統(tǒng)的文獻(xiàn)采購流程是：采訪人員負(fù)責(zé)搜集各種出版發(fā)行信息，利用各種書目文獻(xiàn)訂單所揭示的文獻(xiàn)相關(guān)信息，獨(dú)自或組織教學(xué)、科研工作者進(jìn)行審查圈訂，再根據(jù)經(jīng)費(fèi)預(yù)算計(jì)劃決定各種文獻(xiàn)的復(fù)本，進(jìn)行查重、制作預(yù)訂書目庫，報(bào)送訂單，文獻(xiàn)到館后，由驗(yàn)收員利用預(yù)訂書目庫逐一核對各種文獻(xiàn)，無誤后送交分編部門加工。通過預(yù)訂方式采購的文獻(xiàn)，約占總采購量的90%；對于漏訂的文獻(xiàn)則采用補(bǔ)采購的方式補(bǔ)充，約占總采購量的10%。據(jù)有關(guān)調(diào)查統(tǒng)計(jì)顯示，通過這種方式采購的文獻(xiàn)，有約70%的文獻(xiàn)長期呆滯在書架上，無人借閱。這是導(dǎo)致目前我國高校圖書館文獻(xiàn)保障率低，文獻(xiàn)利用率低，拒借率居高不下的一個(gè)重要原因，筆者認(rèn)為，傳統(tǒng)的文獻(xiàn)采購方式存在較多缺陷，主要因素包括如下幾個(gè)方面：

（一）書目訂單不齊，書目訂單不能覆蓋所有出版物文獻(xiàn)，造成漏訂。當(dāng)前，全國大部分圖書館的中文采購都是通過《全國新書目》、《社科新書目》、《科技新書目》和《上海新書目》來了解圖書信息，進(jìn)行圖書預(yù)訂。這種傳統(tǒng)的訂購方式和進(jìn)書渠道，對文獻(xiàn)信息的收集和圖書的采購都有很大的局限性和滯后性。其主要表現(xiàn)為信息含量少，據(jù)統(tǒng)計(jì)《新華書目報(bào)》在2003年報(bào)道全國出版新書10萬種。而上述兩大新書目僅報(bào)道了3.6萬種，也就是說遺漏了6.4萬種，而且報(bào)道涉及到的出版社少，覆蓋面太小，不足以反映全國的出版動(dòng)態(tài)，因此，建立在這樣的出版發(fā)行信息基礎(chǔ)之上的文獻(xiàn)收集與圖書采購，不得不從內(nèi)容被夸大的書目中選擇預(yù)訂文獻(xiàn)，一方面不可能系統(tǒng)、完整地收藏讀者所需的文獻(xiàn)，造成文獻(xiàn)保障率低;另一方面，所訂文獻(xiàn)的質(zhì)量也不能得到保證，造成文獻(xiàn)利用率低和拒借率高，讀者的滿意程度不高。

（二）訂購的文獻(xiàn)時(shí)效性差，有的新書到館后甚至已成過時(shí)的文獻(xiàn)。究其主要原因是圖書發(fā)行渠道不暢，工作效率低。通過書目報(bào)訂購的圖書在時(shí)間上嚴(yán)重滯后，有時(shí)訂單還未報(bào)出，而預(yù)訂的圖書已經(jīng)在書店出售了，從報(bào)送訂單至圖書到館費(fèi)時(shí)太長，加上圖書到館后采用手工操作方式驗(yàn)收、加工，致使時(shí)效太慢，給讀者服務(wù)工作也帶來了一定的影響，不能滿足讀者對圖書館提供文獻(xiàn)新、快、準(zhǔn)的要求。

（三）文獻(xiàn)選擇的權(quán)限過于集中，采購來的文獻(xiàn)受采訪人員的知識結(jié)構(gòu)影響較大，容易產(chǎn)生主觀采購問題。高校圖書館文獻(xiàn)采購的范圍一般是圍繞學(xué)校的專業(yè)設(shè)置和科研課題，雖然各館對采訪人員的素質(zhì)要求較高，但采訪人員其知識結(jié)構(gòu)是有限的，畢竟不可能熟悉所有專業(yè)及其學(xué)科前沿的發(fā)展動(dòng)態(tài)，以及學(xué)科邊緣交叉的特點(diǎn)。盡管采取了讓專家學(xué)者參與選訂文獻(xiàn)等措施，但范圍仍然受到制約，渠道不盡暢通，不能盡可能多地采納教師、學(xué)生建議，采購的文獻(xiàn)必然難以滿足讀者廣泛的需求。

新形勢對高校圖書館采訪模式的影響

（一）民營書店細(xì)致的市場服務(wù)為優(yōu)化高校圖書館采訪模式提供了充分的條件。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，文化事業(yè)的蒸蒸日上，圖書市場呈繁榮景象，圖書的出版、發(fā)行、銷售工作發(fā)生了很大變化，競爭日益激烈，民營書店異軍突起，發(fā)展迅猛，打破了新華書店一統(tǒng)天下的格局。近年來，高校對圖書館投入的不斷增加，購買力的大幅提高，越來越多的書店加入到圖書館市場的競爭，針對圖書館的需求。為圖書館提供圖書訂購、發(fā)貨、送書上門、供貨信息等門對門服務(wù)；建立了網(wǎng)上書店，在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)了多種格式的新書書目采訪數(shù)據(jù)以及現(xiàn)貨書目采訪書目的下載，北京人天書店提供的《人天書目報(bào)》更是涵蓋了全國85%～90%的新書出版信息；北京圖書大廈所提供的現(xiàn)貨書目數(shù)據(jù)有詳細(xì)的圖書摘要；有的書店還大力拓寬服務(wù)空間，免費(fèi)為圖書館提供貼條形碼、書標(biāo)、打號等服務(wù)。

（二）國內(nèi)的圖書館自動(dòng)化管理集成系統(tǒng)技術(shù)的發(fā)展日趨成熟，功能越來越完善。如已經(jīng)被全國各高校普遍使用的深圳圖書館的ILAS系統(tǒng)、深圳大學(xué)圖書館的SULMISIII系統(tǒng)、北京丹誠系統(tǒng)以及大連的博菲特等，它們都能提供外部征訂書目數(shù)據(jù)文件的批量轉(zhuǎn)錄功能，可處理以MARC格式提供的采訪征訂數(shù)據(jù)。此外，有些系統(tǒng)還提供了不同數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換功能，可以把不同的DBF、ACCESS、EXCEL、TXT等不同的數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換成系統(tǒng)認(rèn)可的數(shù)據(jù)格式進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入及擇訂。這樣，采訪人員就可以根據(jù)書商提供的征訂書目數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)進(jìn)行成批查重、批量訂購，節(jié)省了傳統(tǒng)紙質(zhì)書目訂單錄入的時(shí)間，大大提高了工作效率。隨著信息和數(shù)字技術(shù)的高速發(fā)展，我國各高校的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)也得到了長足發(fā)展，大部分高校都建立起了自己的校園網(wǎng)，在網(wǎng)上讓全校師生高效快捷地參與圖書的推薦選購，參與圖書館藏書建設(shè)的功能都可以實(shí)現(xiàn)。

優(yōu)化高校圖書館的采訪模式

針對傳統(tǒng)的文獻(xiàn)采購方式帶來的諸多缺陷，高校圖書館文獻(xiàn)采購工作如何才能適應(yīng)新世紀(jì)人才培養(yǎng)和知識創(chuàng)新的需要？筆者經(jīng)過多年的實(shí)踐工作和可行性研究認(rèn)為：必須對目前的文獻(xiàn)采購流程進(jìn)行創(chuàng)新，優(yōu)化采訪模式，在數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)支持下，采用能極大程度地滿足讀者對文獻(xiàn)需求的文獻(xiàn)采購方式，高效、及時(shí)、全面組織文獻(xiàn)資源。以下多種可行的方式可供圖書館文獻(xiàn)采購使用。

（一）隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，借助校園網(wǎng)的開通，更多地了解師生需求，提高購書質(zhì)量。師生的意見在一定程度上能反映全校教學(xué)、科研對圖書館需求的最新動(dòng)向，他們的意見對圖書采訪工作有很大的指導(dǎo)作用，可以使圖書館的采訪工作針對性更強(qiáng)、藏書建設(shè)更加合理。作為高校的圖書館，最基本的職能，是滿足師生在教學(xué)和科研方面對文獻(xiàn)參考的需要，圖書館要做到“讀者第一，服務(wù)至上”，必須重視收集師生意見和信息，讓師生參與采訪工作，不僅要在各個(gè)書庫設(shè)讀書意見本和推薦本，廣泛征求意見，而且在校園網(wǎng)上也要建立圖書館采訪部門的主頁，通過開辟“藏書建設(shè)，有您參與”，讀者論壇等欄目，集中討論文獻(xiàn)資源收集過程中的某些熱點(diǎn)問題，由采訪人員向全校師生定期發(fā)布文獻(xiàn)出版信息，讓師生直接在網(wǎng)上圈選圖書、發(fā)表推薦意見等，這些需求信息可以方便、快捷又準(zhǔn)確反饋到采訪人員電子郵箱，從而及時(shí)了解師生對文獻(xiàn)的需求信息，所以，讓他們參與采訪工作，不僅提高了師生直接參與圖書館藏書建設(shè)的積極性，而且在很大程度地加深了師生對圖書館館藏文獻(xiàn)的了解，提高圖書的利用率，對做好圖書采訪工作有著積極的意義。

（二）加強(qiáng)現(xiàn)場選購。現(xiàn)貨選購方式是改善圖書采訪工作的重要途徑，它是指圖書采購人員直接到出版社和各省新華書書店圖書銷售中心或參加各種圖書訂貨會，借助手提電腦，運(yùn)用先進(jìn)的采訪系統(tǒng)進(jìn)行現(xiàn)場查重、采購圖書。現(xiàn)場采購的優(yōu)點(diǎn)是采訪人員通過閱覽樣書，對圖書的種類和質(zhì)量有直接的感性認(rèn)識，可以縮短購書過程中消息與實(shí)際情況的差距，避免僅靠書目的廣告性摘要預(yù)訂圖書的盲目性，求得最快捷、準(zhǔn)確的圖書信息，保證圖書質(zhì)量；另一方面它可以采集預(yù)訂收集不到的圖書，以及各種原因的漏訂，或是補(bǔ)充不足的復(fù)本通過現(xiàn)場購書，避免許多不必要的手續(xù)，節(jié)約了采購時(shí)間，縮短了圖書采購周期，加速了新書與讀者見面周期，提高了工作效率。

（三）現(xiàn)貨書目采購制。現(xiàn)貨書目采購制是改善圖書采訪工作的又一重要途徑，它是指圖書發(fā)行部門編制的庫存圖書書目或圖書經(jīng)銷商編制的圖書現(xiàn)貨目錄，有EXCEL、文本、MARC等幾種格式，通過E-MAIL方式發(fā)送給各購書單位，各館再通過檢索查重，訂購圖書。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下各高校圖書館所使用的系統(tǒng)一般都提供了CNMARC格式的ISO文件的批量轉(zhuǎn)錄功能，我們將所獲得的書目數(shù)據(jù)進(jìn)行整理后，把需征訂的書目數(shù)據(jù)文件批量轉(zhuǎn)入系統(tǒng)，再通過圖書采訪子系統(tǒng)成批查重的功能進(jìn)行查重。通過查重得到的就是館藏所沒有的圖書的書目，然后再由采訪人員根據(jù)學(xué)校的專業(yè)設(shè)置和教學(xué)科研需要以及館藏配置情況進(jìn)行勾選，及時(shí)發(fā)單。這樣可以節(jié)約采訪時(shí)間，大大提高采訪效率，保證較高的配書率。

（四）網(wǎng)上采購。網(wǎng)上訂購是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于圖書市場的成功標(biāo)志，是圖書流通市場發(fā)展的必然趨勢，它是以Internet網(wǎng)絡(luò)為構(gòu)架，并由其提供交易平臺，以交易雙方為主體，以用戶數(shù)據(jù)為依托的訂購模式。網(wǎng)上訂購克服了傳統(tǒng)的圖書采訪工作中的不足，使圖書采訪工作駛?cè)肓吮憬荨⒏咝У目燔嚨馈Ｆ鋬?yōu)點(diǎn)：一是書源信息豐富，可選擇余地大。網(wǎng)上書店依據(jù)強(qiáng)大的信息獲取優(yōu)勢，除了報(bào)道三大書目外，還廣泛搜集了全國各地出版社的出版信息，整理后在網(wǎng)上發(fā)布。由于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供了強(qiáng)大的檢索功能，為用戶提供了全面的圖書信息，避免了漏訂、重訂，保證了訂購質(zhì)量。二是縮短了采購周期，提高了采訪效率。