慈善事業(yè)檔案管理初探

邵明貞

由于慈善事業(yè)是一項特殊的社會事業(yè)，其與眾不同的“身份”決定了各種慈善機(jī)構(gòu)在開展慈善活動的過程中，必然產(chǎn)生利形成特點鮮明的慈善檔案，主要有：

1、文書檔案面廣

慈善事業(yè)的特殊性，使其在開展活動時，與社會各方面都保持著千絲萬縷的聯(lián)系，因此其檔案來源非常廣泛，上有黨和政府領(lǐng)導(dǎo)、各黨派領(lǐng)導(dǎo)、宗教界及群眾團(tuán)體，下有普通公眾，涉及黨政工團(tuán)、民政、衛(wèi)生、教育、社保等各部門及外資、民營、個體等企業(yè)。慈善活動形式很多，慈善對象直接面對的是社會大眾，其產(chǎn)生和形成的檔案都“個性”不一。

2、財務(wù)檔案復(fù)雜

慈善機(jī)構(gòu)及慈善活動的財務(wù)工作與黨政部門、企事業(yè)單位的日常變化不大的財務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)不同，一是臨時性、應(yīng)急性財務(wù)事務(wù)多而繁雜，來自國內(nèi)外社會各界、群眾團(tuán)體、個人的捐款、捐物隨時發(fā)生，遇到突發(fā)事件時財務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)更加緊急、頻繁；二是財務(wù)賬目設(shè)霞比較復(fù)雜，各類性質(zhì)的款項需要分類，捐助的資金要按捐款者意愿使用，用款方向很多；各類捐物類別較多，價值折算非常復(fù)雜，財務(wù)統(tǒng)計類別繁雜，工作量很大；三是保管和發(fā)放物資工作也比較復(fù)雜，要按捐物者的意愿，將各類衣物、生活用品分別保管運(yùn)至救濟(jì)人員手中，其中形成的財務(wù)手續(xù)繁復(fù)。這些都給慈善財務(wù)檔案的收集、整理、歸檔管理等帶來了一定的困難。

3、重大項目檔案系統(tǒng)性強(qiáng)

一次重大的慈善活動項目，總是伴隨著產(chǎn)生一系列的慈善檔案。如“九八抗洪救災(zāi)捐贈”活動，是全國支援長江災(zāi)區(qū)的政治活動，新疆慈善總會全力組織募捐活動，形成大量慈善檔案；又如今年喀什地區(qū)發(fā)生嚴(yán)重地震，新疆慈善總會利用善款給災(zāi)區(qū)援建9個學(xué)校、1個敬老院、1個慈善新村，這些重大捐助活動，需要有報災(zāi)報告、捐建項目、工程建設(shè)方案及初步?jīng)]計協(xié)議書、捐贈情況匯報、捐資活動公證書、擬定捐贈儀式方案，還有審汁報告、捐助人員匯總表、活動概況等等。這些工作一環(huán)套一環(huán)，形成大量文字材料，這些文字材料檔案保存要求完整、全面，隨調(diào)隨用。

加強(qiáng)慈善檔案管理的必要性

慈善檔案管理工作作為慈善事業(yè)的一項基礎(chǔ)性工作，理應(yīng)加強(qiáng)自身建設(shè)，主動適應(yīng)慈善事業(yè)新發(fā)展的需要，而且應(yīng)當(dāng)“抓早、抓好”，真正把慈善事業(yè)這個基礎(chǔ)夯實。只要社會上存在弱勢群體，就會產(chǎn)生各種救濟(jì)行為，形成一定數(shù)量的特殊檔案。不同時期對這些弱勢群體的救濟(jì)方式，內(nèi)容不一樣，這些檔案會為今后的工作提供幫助。

慈善事業(yè)是社會主義精神文明建設(shè)的一種特殊實踐形式，慈善檔案是這種特殊實踐的歷史記錄。慈善事業(yè)倡導(dǎo)人們愛人、愛社會、愛自然、愛生命，培養(yǎng)人們的善良意識，提高人們道德水平，而這些有意義的組織宣傳，離不開真實汜錄典型慈善活動、獻(xiàn)身慈善事業(yè)的先進(jìn)人物及事跡等的文字材料。

檔案作為一種社會現(xiàn)象，它是以社會為基礎(chǔ)，隨著社會的發(fā)展而發(fā)展。慈善事業(yè)就是當(dāng)代社會發(fā)展的產(chǎn)物，慈善檔案是其產(chǎn)生、發(fā)展過程的有效記載。慈善檔案作為檔案工作的一個新“盲點”，應(yīng)該也是檔案工作拓展的新領(lǐng)域。

加強(qiáng)慈善檔案管理的幾點建議

規(guī)范地開展好慈善檔案管理工作，必須首先了解慈善了作的特點，掌握慈善機(jī)構(gòu)處理日常事務(wù)、開展慈善活動的規(guī)律性，弄清在這些過程中產(chǎn)生和形成的各類文件、文字材料等情況，為此應(yīng)進(jìn)行深入細(xì)致的調(diào)查，在這個基礎(chǔ)上，研究制定一系列符合慈善檔案工作的基本制度及管理措施，如《慈善檔案管理辦法》、《慈善檔案歸檔制度》、《慈善檔案查閱利用制度》等，建立具體的慈善文件、材料的歸檔范圍及收集、分類和保管期限表等，使慈善檔案管理工作有章可循，使檔案管理人員能夠“照章辦事”。

社會各行各業(yè)的人，對檔案需求的認(rèn)識，共同構(gòu)成社會檔案意識，它反映了整個社會對檔案工作的認(rèn)識態(tài)度，進(jìn)而表現(xiàn)小社會對檔案的重視程度。慈善工作社會性強(qiáng)，在開展慈善活動、工作查考、宣傳教育等過程中，都必然會涉及到檔案的使用，因此慈善工作人員都應(yīng)主動增強(qiáng)檔案管理的意識，還要提高對慈善檔案骨理在慈善事業(yè)基礎(chǔ)性作用上的認(rèn)識，提高慈善檔案對全社會服務(wù)作用重要性的認(rèn)識，這是保證能否加強(qiáng)慈善檔案管理的一個重要環(huán)節(jié)。

集中統(tǒng)一管現(xiàn)是檔案工作的基本原則，實現(xiàn)檔案的綜合管理是這一原則的重要體現(xiàn)。慈善活動中形成的各種門類、各種載體的檔案實際上是一個有機(jī)整體，集中統(tǒng)一管理，實行專人負(fù)責(zé)制，有利于提高各種分散的慈善檔案的利用效率，發(fā)揮出更大作用。在加強(qiáng)檔案管理過程中，還要突出重點，一方面要加大文書檔案、重點項目檔案的規(guī)范化管理，一方面也要加強(qiáng)對會計檔案規(guī)范化管理力度，規(guī)范、公開的財務(wù)管理和及時、準(zhǔn)確的信息披露，從一定程度上說是慈善事業(yè)發(fā)展的生命。財務(wù)檔案規(guī)范管理作為這條生命線上的極其重要的一環(huán)，對推動取信于民、取信于社會的慈善事業(yè)的不斷發(fā)展具有重要的促進(jìn)作用。