原始憑證的電子化探究

高萌++薛雪

互聯網技術的興起在一定程度上加快了經濟全球化的步伐，所以，在信息化時代能否充分利用電子商務來形成其與同行競爭的優勢，已成為各個企業生存與發展的關鍵。其中，記錄貿易往來與經濟業務事項的原始憑證也普遍傾向于電子化。

一、原始憑證電子化的意義

會計原始憑證是記錄經濟業務發生、執行或完成情況的最初的書面證明文件，用以明確經濟責任，并作為記賬依據。會計原始憑證電子化與企業外部信息供給的方式轉化有關，同時也是企業內部管理信息處理的客觀需要。基于企業對外部信息的獲取情況來看，企業從外部獲得的信息已經發生了很大的變化。例如，從證券市場獲得的電子數據，已經構成了會計原始憑證信息的重要組成、網上購物的電子憑據等都向我們展示了非紙質的信息載體。在這些情況下，因為傳統原始憑證的證明力不足經常會使會計工作人員在進行會計信息處理時遇到困難。

基于企業的內部來看，傳統原始憑證的存在制約著會計信息化的實現，它在很大程度上限制了企業辦公信息化的實現。同時，大量傳統原始憑證的保管工作占用了大量的物力、財力和人力資源，而且傳統的紙質原始憑證耗費了大量的紙質資源，不利于國家向低碳辦公、綠色環保的方向發展。原始憑證電子化可以使會計信息核算的工作效率被大大的提高。會計原始憑證和目前的會計電算化信息系統有機地結合起來，也將進一步完善會計電算化信息系統的發展進程。

二、原始憑證電子化進程中存在的問題

（一）原始憑證的真實性與合法性無法保證

在電子商務過程中，原始單據電子化是必然的，同時對電子憑證的真實性與合法性地確認是十分重要與必要的，因為其是會計處理的數據源。企業要對電子原始憑證的合法性進行確認，在各項經濟業務處理的過程中就必須取得并填制相應的會計原始憑證。《電子簽名法》中的數據電文已包括了電子形式的原始憑證，因此具有電子簽名的會計原始憑證在法律范圍內應當承認其合法性。但是電子化原始憑證在我國的相關會計法律、法規中并沒有涉及，從而對其合法性地確認帶來了困難。

（二）原始憑證內容沒有標準化

原始憑證是經濟業務核算的起點，雖然電子形式和紙質形式的原始憑證在內容構成方面大體一致，但是因為原始憑證的內容沒有標準化的形式，所以只有人工審核過的原始憑證才可以被記賬，于是在借貸科目和金額確定正確與否的過程中，從而會使會計信息系統的原始憑證和記賬憑證之間的相互監督控制難以達到較高的效率，同時這也無法使得會計人員從機械性地記賬憑證的錄入工作中解脫出來。所以原始憑證沒有標準化將會導致難以提高會計核算的效率和真正的實現原始憑證的電子化。

（三）財會專業人員計算機知識的欠缺

很多財務工作者在專業技能方面具有扎實的工作基礎，但是對計算機操作方面的能力還有所欠缺。有些人只會手工記賬，根本不會使用計算機軟件操作，或是有一部分財務工作者也懂得如何使用計算機，但是沒有更深層次學習，缺乏高效使用計算機處理會計經濟業務的能力，尤其是對財務軟件的不熟悉，很多財務工作者沒有接受過專業的培訓，對財務軟件認識不足也就無法充分利用軟件。因此，就會出現一系列的問題，導致會計工作無法進行。這個問題也構成了企業快速實現原始憑證電子化的障礙。

三、實現會計原始憑證電子化的具體方法

企業在進行會計核算時，原始憑證是進行會計工作的重要環節，它是企業填制記賬憑證的依據。記賬憑證有手工填制和自動生成兩種形式。在手工記賬下，財務工作者需要根據不同來源、不同余額，不同數量的原始憑證分類歸納，使填制的原始憑證更加規范化。但是，隨著會計信息化的發展，應用網絡技術程序而自動生成的記賬憑證日益增多，如果同時實現會計原始憑證電子化，那么記賬憑證即可主要由專用軟件自動生成，從而使整個會計核算過程達到高效、準確的效果。

（一）加強原始憑證電子化相關法律法規制定

電子原始憑證應該和傳統原始憑證一樣是合法的，所以，在解決一系列障礙之后，還必須得到相關法律條文的承認和認可，所以就需要對《電子簽名法》、《會計法》等涉及各項經業務的法律條文進行更正，以保證電子原始憑證的快速發展，提高會計核算工作的效率。

通過法律保障實現電子檔案憑證價值高于一般證據，完善《中華人民共和國檔案法》中的檔案定義，保障電子化原始憑證高于傳統化原始憑證的價值要明確電子原始憑證的檔案屬性和原件地位。隨著技術上對電子原始憑證利用、存儲、保管的真實性保障日益可靠，所以需要檔案方面的法律法規明確電子原始憑證的價值。在今后的《中華人民共和國檔案法》完善過程中，要能夠體現會計信息化技術在原始憑證工作中的應用。在相關法律對電子數據等作為證據的規定越來越明晰的基礎之上，《中華人民共和國檔案法》明確電子檔案的屬性，在引用其他法律法規時，可以使電子檔案高于一般證據的憑證價值得以實現。

（二）加強對電子化原始憑證的安全防護

1.健全會計憑證的內部控制

設立完善電腦機房管理規定，比如防偷竊、防潮濕、防明火、防蟻鼠等辦法；不允許沒有管理權限的人靠近電腦設和基本檔案，可采取的措施有，指紋比對、看守重要通道或電子鎖、用計算機網絡控制人員進出并記錄進出人員姓名和時間等，在信息管理系統中實施數據防護的功能，查閱、使用文件時登錄用戶名、密碼，并自動記錄使用日期、方式及使用的結果，對數據和文件的修改也是如此，還要進行登錄備案。當非授權人員試圖進入系統或是上網密碼錯誤時，系統將自動隱藏，凍結該人員的標記，記錄其相關信息并及時發出警報。

2.加強計算機系統安全防護功能

采取一定的措施，加強計算機系統安全防護功能，比如，給計算機系統加上電磁屏蔽，防止電磁的輻射和對系統的干擾；安裝防火墻以免感染病毒，應用殺毒軟件進行檢測，中毒軟件或是帶病毒文件快速清理，對會計憑證的填制傳送過程進行加密，避免重要資料泄露或遺失。

（三）提高會計人員的專業素質

基于會計信息化角度的會計核算，要求財務人員不僅要懂會計相關專業知識，而且要有計算機操作技能，會計從業人員應該是多技能人才。目前，在我國上市公司和大型企業中會計從業人員的專業素質稍高一些，中小型企業會計從業人員的專業素質確實普遍較低。電子化的原始憑證的運行要求電子原始憑證規范化、數據化，在這一前提下會計職業工作者就不能只會簡單的傳統記賬技術，還應該具備較熟練的會計專業理論知識和計算機網絡技能、職業判斷能力，要熟悉財經法律、法規和國家統一的會計制度，還要能結合會計工作進行廣泛宣傳，只有具備了這些素質的職業人才能成為符合現代職業標準的財務人員，才能熟練使用會計信息系統進行經濟業務的經營處理。其次，在提升企業內部人員職業素養的同時，還應建加強對系統相關各方的道德和倫理控制，選擇能夠精誠合作的業務往來企業，相關審計工作者應該可以揭露業務往來中的不妥之處，并且能夠盡快對相關問題提出解決方案。對于蓄意破壞的系統相關方要進行及時的提示和警告，對財務工作者進行職業道德教育，對各個層級上的工作人員實行崗位責任制，并使用代碼訪問控制。

會計原始憑證的電子化探究是一個具有開創意義的話題，由于多種原因，若使電子化原始憑證適應于各個行業，在缺乏現成方法和相關會計文獻資料的情況下，難免存在一定的局限性。但是，會計原始憑證電子化是社會發展的必然趨勢，建立會計原始憑證電子化社會級平臺應是企業發展的最終目標，我們需要更強的技術支持和國家法律法規進行規范，以應對這樣龐大的信息系統工程項目。（作者單位：河北經貿大學）