優(yōu)派：“１％”的秘訣

我們的IT運營成本占全部營業(yè)額的1%，而同類公司在IT上的花費一般是其全部營業(yè)額的3%到5%。”Moon不無自豪。

8年做到美國顯示器市場第一名，不到4年進入中國臺灣顯示器市場前三甲，1年成為中國LCD市場銷量和銷售額的“雙料冠軍”——優(yōu)派迅速發(fā)展的歷程成就了又一個IT品牌的傳奇。締造這一傳奇的優(yōu)派創(chuàng)始人兼CEO朱家良的創(chuàng)業(yè)故事早已為人們津津樂道，然而造就這一傳奇的另一個重要手段卻鮮為人知，答案竟是對IT人來說最不具浪漫色彩的“信息化”或者說“IT應(yīng)用”。但事實正如優(yōu)派CIO Robert Moon所說，“IT是秘密武器，是優(yōu)派成功的原因之一。”

不簡單的“簡單”

“我們的IT運營成本占全部營業(yè)額的1%，而同類公司在IT上的花費一般是其全部營業(yè)額的3%到5%。”Moon不無自豪的說。優(yōu)派是一家營業(yè)額超過13億美元的全球性公司，而其全體雇員只有800人，甚至IT部門只有40人，這么小的團隊能夠創(chuàng)造如此驚人的營業(yè)額，需要有一個效率很高的運營系統(tǒng)的支撐。

“我們IT應(yīng)用的原則就是保持簡單化和標(biāo)準(zhǔn)化。優(yōu)派是一個銷售硬件產(chǎn)品的公司，我們的毛利率并不是很高，在競爭激烈的大環(huán)境中，我們別無選擇。在IT上每多花一分錢，就意味著在產(chǎn)品營銷上要少花一分錢，所以，作為IT部門，我們必須更加講求效益，花很少的錢，做更多的事。我的工作重點就是怎樣使用最少的經(jīng)費，把所有信息都傳達給全球的同事，讓他們更好的工作。”Moon這樣介紹他的工作原則。

為此，Moon和他的團隊盡量使用標(biāo)準(zhǔn)的軟件和系統(tǒng)，盡量避免做個性化的特殊定制，這與很多其它公司的做法完全不同。“我做了12年的CIO，我深信像SAP、Oracle、Peoplesoft這些公司，他們通過學(xué)習(xí)其它公司的業(yè)務(wù)流程，已經(jīng)把最好的實踐模型都整合到產(chǎn)品中去了，所以只要能運用這些標(biāo)準(zhǔn)的流程，就能達到很好的效果。我認(rèn)為CIO應(yīng)該永遠(yuǎn)牢記：復(fù)雜等于費錢，個性化等于花錢，‘酷’也等于花錢。”

優(yōu)派的CEO朱家良也是這一主張的堅決擁護者。在當(dāng)初換新系統(tǒng)時他曾對員工表示，“希望以我們的商業(yè)操作模式去適應(yīng)軟件的模式，而不是改變軟件標(biāo)準(zhǔn)的流程以適應(yīng)我們已經(jīng)習(xí)慣的工作流程。”據(jù)Moon說，自新系統(tǒng)上線以來，優(yōu)派從來沒有對其做過任何個性化的修改。“當(dāng)然，也許我們的模式只適用于跟我們的業(yè)務(wù)模式類似的公司。”

復(fù)雜的教訓(xùn)

目前，優(yōu)派全球統(tǒng)一使用同一版本的Oracle系統(tǒng)。盡管優(yōu)派使用Oracle的產(chǎn)品已經(jīng)有很多年了，但是這種“大一統(tǒng)”的局面也是在最近兩年才形成的。

當(dāng)初，優(yōu)派在歐洲、亞洲、美國3個區(qū)域的商務(wù)流程是不一致的，3個地方用的是3個不同的后臺管理系統(tǒng)，而每個系統(tǒng)都是為各自區(qū)域定制的，以至于后來一共有500多個定制的項目、3套計算機系統(tǒng)、3套數(shù)據(jù)庫、3套應(yīng)用模式，整體上看，就像3個不同的公司一樣，各不相關(guān)，也互不相聯(lián)。當(dāng)這種“割據(jù)”的狀況逐漸成為優(yōu)派迅速發(fā)展、實現(xiàn)全球化目標(biāo)的最大障礙時，美國最資深的CIO之一，RobertMoon被請到優(yōu)派來解決這個難題。

“三年前，我們?nèi)拥袅怂袞|西重新開始。我用一天時間說服了CEO，之后，我們花兩個月的時間和其他商務(wù)管理人員一起討論、制定出一套大家公認(rèn)的業(yè)務(wù)流程。在這兩個月內(nèi)，我們幾乎每天都會跟亞太、歐洲分部的同事開若干個視頻、電話會議。通過這些交流，我們大家制定出一套很完整的將三套東西合而為一的解決方案。”Moon回憶道。

全球同步的流程改造和系統(tǒng)更新，對任何一個公司來說都不是“小手術(shù)”，難度當(dāng)然是有的。在這過程中，CEO朱家良給予了Moon最大的支持。“我覺得我們成功的秘訣之一就是CEO的支持，他堅持全球用同一樣的標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品。這一點非常重要，只有公司里每個員工都知道CEO很支持CIO，這樣CIO才能成功。而且，朱先生從來不干涉我怎么運作IT這個部門。我想這就是一個好CEO所具備的素質(zhì)，他并不一定知道解決每一個問題的方法，但是他知道有什么樣的問題，然后找什么樣的人解決這些問題。”Moon非常欣賞他的中國老板。

流程統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化的新系統(tǒng)上線后，優(yōu)派以前要30天才能結(jié)清的月營業(yè)額，現(xiàn)在3天就能完成；整個公司的IT運營成本也降低了一半；更重要的是通過這次IT系統(tǒng)的更新，使優(yōu)派變成了真正的全球化公司。“現(xiàn)在無論業(yè)務(wù)成長多快，變化多大，我們的系統(tǒng)都可以支持。”

同時，單一品牌的系統(tǒng)也滿足了優(yōu)派“少花錢，多辦事”的需求。“我們用的是單一供應(yīng)商的產(chǎn)品，這樣就減少了集成方面的成本。”Moon對目前的系統(tǒng)狀況很滿意。“我們只用一個系統(tǒng)為全球業(yè)務(wù)服務(wù)，所以每次維護只需做一遍，相應(yīng)地，每次更新升級和備份也只做一遍就夠了。而且我們自己的員工用周末的時間就可以完成這些工作。如果用不同品牌的系統(tǒng)，那么升級換代就可能帶來很大的困擾，因為不能確認(rèn)所有的產(chǎn)品都能一次性運行得很順暢。”

新挑戰(zhàn)

IT系統(tǒng)永遠(yuǎn)是不完善的系統(tǒng)，因為它永遠(yuǎn)在進步和完善之中。當(dāng)四年前Moon剛剛加入優(yōu)派時，優(yōu)派迫切需要的是后臺管理系統(tǒng)，包括財務(wù)系統(tǒng)、訂單管理系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)、渠道管理系統(tǒng)等，如今這些系統(tǒng)的應(yīng)用已經(jīng)基本成熟，最近優(yōu)派全球剛剛開始進行前臺管理系統(tǒng)的部署，這個系統(tǒng)包括三個組成部分：顧客關(guān)系管理（CRM）、供應(yīng)商關(guān)系管理（PRM）及市場、銷售的自動化，目的是把優(yōu)派全球的顧客和合作伙伴的信息集中在一個數(shù)據(jù)庫里，以提高市場和銷售人員的工作效率，讓CEO能及時了解全球各地區(qū)不同產(chǎn)品的銷售情況，進一步提高市場反應(yīng)能力。

然而，這是一個很有挑戰(zhàn)性的課題。由于工作性質(zhì)的差異，市場和銷售員不像財務(wù)等后臺工作人員那樣清楚他們真正需要的是什么，而且，銷售人員一般來說不能夠坐下來學(xué)習(xí)新的東西，他們更愿意為完成銷售任務(wù)在外奔波。“他們希望你把東西準(zhǔn)備好，拿給他們用就行了。”Moon認(rèn)為，為了部署前臺管理系統(tǒng)而與銷售們進行溝通和培訓(xùn)是他有史以來遇到的最大挑戰(zhàn)。

盡管有些棘手，但經(jīng)驗豐富的Moon還是有辦法。“我的解決方式就是請他們把需求寫下來，寫下來的時候就會用腦子去思考。還有我會經(jīng)常組織一些同事開會，開會的時候能把一些問題講得比較透徹。”

Moon認(rèn)為，IT部門的一項特殊意義就在于，它是整個公司中唯一能把不同部門的人員組織在一起討論問題的部門，他很珍視自己這種“整合”的特權(quán)。“我的職責(zé)之一，就是去了解我的客戶——優(yōu)派員工們的需求，有時候他們所要的，并不是他們所需要的。那么，我就要了解各種可選擇的軟件產(chǎn)品的功能、性價比，然后根據(jù)員工們的需求進行挑選，我的原則是簡單、實用。我情愿讓員工得到更有效的系統(tǒng)，而不是更多的性能。就像我很喜歡保時捷，但是現(xiàn)在我開的是奧迪。我必須說服他們使用我們選擇的軟件產(chǎn)品。因此，如今CIO必備的素質(zhì)之一就是他必須是個好銷售。”

在說服教育的同時，Moon還很注意從一開始就培養(yǎng)員工對系統(tǒng)的自主意識。“我們的系統(tǒng)都是員工自己來做設(shè)置和安裝的。我，或者說優(yōu)派的理念就是，員工是這些系統(tǒng)的真正主人。從第一天開始，我們就讓員工親自參與系統(tǒng)的設(shè)置和設(shè)計，這樣他們才能真正重視和使用這一系統(tǒng)，并對此有自豪感。而我們只是一個服務(wù)單位。如果直接把系統(tǒng)交給他們用，將不可能達到這種效果。”