《企業檔案工作規范》解讀

《企業檔案工作規范》解讀

第六章 企業檔案工作制度建設

一、企業檔案工作規章的制定

6.1.2制定企業檔案工作規定。企業檔案工作規定是企業檔案工作的基本要求，其主要內容應包括：檔案工作原則及管理體制，文件的形成、積累與歸檔職責要求，檔案收集、鑒定、整理、保管、統計、利用要求，資產與產權變動檔案的處置原則，解釋權限等。

本條對企業制定“檔案工作規定”提出內容要求。企業檔案工作規定，是企業根據國家檔案法律法規，結合企業管理模式和企業實際，制定的檔案工作管理方面的綱領性制定，也是諸項制度中最重要的制度。

企業檔案工作規定應對本企業檔案工作的基本原則、檔案管理體制和檔案工作人員的職責、檔案管理各項業務等內容做出的規定。可以設總則、檔案管理體制與人員配備、企業文件材料形成積累與歸檔要求、檔案整理、檔案保管保密、檔案鑒定與銷毀、檔案統計、檔案信息開發利用、檔案現代化管理、資產與產權變動檔案處置、獎勵與處分、附則等章節。

1.總則。制定企業工作規定的依據，本企業檔案工作的原則與目的。

2.檔案管理體制與人員配置。企業檔案工作的管理體制，檔案部門的隸屬關系，接受監督、檢出和業務指導的部門；檔案工作組織的構成；檔案部門的任務與職責。

3.企業文件材料形成、積累與歸檔要求。文件材料的形成、積累的原則范圍；文件形成部門的職責與管理，堅持平時立卷與“三參加”、“四同時”的措施；歸檔文件的整理與歸檔要求。

4.檔案整理。文件材料的整理原則、標準、整理內容、整理要求。

5.檔案保管保密。檔案保管的原則、方法、要求；檔案庫房條件與標準；檔案保密的規定。

6.檔案鑒定與銷毀。檔案鑒定工作的原則與要求，鑒定工作組織構成，鑒定與銷毀工作程序。

7.檔案統計。檔案統計工作的原則、要求、方法，統計內容和指標體系設定，統計時限。

8.檔案信息開發利用。檔案信息開發利用的原則、方式方法，開發檔案的范圍，檔案利用規定、審批程序。

9.檔案現代化管理。檔案現代化管理原則，現代化管理手段和方法。

10.獎勵與處分。獎勵與處分的依據與標準。

其他各項檔案管理制度都應在該制度的原則指導下，細化檔案管理工作內容及操作程序。

6.1.3建立檔案工作責任追究制度。對相關崗位人員違反文件收集、歸檔及檔案管理制度，發生檔案泄密、造成檔案損毀等行為，企業應提出責任追究和處罰措施，并將有關要求納入相關管理制度。

本條是要求企業建立檔案工作責任追究制度。責任追究的范圍、責任追究的對象、責任追究的內容、責任追究的方式和處理辦法、追究程序、責任追究的處理期限。

6.1.4制定檔案管理應急預案。對可能發生的突發事件和自然災害，企業應制定檔案搶救應急措施，包括組織結構、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉移地點等。對檔案信息化管理的軟件、操作系統、數據的維護、防災和恢復，應制定應急預案。

本條是要求企業應建立檔案管理應急預案。檔案管理應急預案應包括：應急預案的原則；應急領導小組及其主要職責；預案啟動、處置程序；應急保障所需的資金保障、物資保障、人力保障；應急處置措施中的及時報警、組織救援遇險人員、對突發事件可能造成的危害和損失做出初步判斷，啟動相關應急處置預案、對災害事故造成的受損檔案，立即組織力量進行搶救；應急響應和災后救助，災害預警、災情核定及報送、緊急轉移安置、檔案搶救保護；宣傳、教育和培訓；責任和獎懲。

二、企業檔案管理制度建設

企業檔案工作是企業管理基礎工作的重要組成部分，建立健全企業檔案管理制度是做好企業檔案工作的保證。制定企業檔案工作管理制度應根據國家有關法律法規，結合企業實際，履行制定規章制度程序，經單位領導審核批準，納入企業管理制度或標準之中，嚴格管理并貫徹執行。

企業檔案管理制度是由企業權威部門制定的。一是檔案管理制度必須出自企業權威部門，并以企業的名義或綜合部門審核批準、頒布實施；二是檔案管理制度必須按照企業內部規定的程序制作；三是檔案管理制度是企業辦事規程或行動準則，必須共同遵守；四是檔案管理制度應與企業其它管理制度相契合，這樣既有利于各項制度落實，也有利于工作協調，避免出現漏洞。例如：崗位責任制、基建管理制度、設備管理制度、財務管理制度等都應將涉及有關文件、檔案管理的內容列入其中。

（此部分未完待續）