信息化與中小企業的競爭優勢

方金水

對于任何企業來說信息化都是一個有力的武器，而對于中小企業來說，信息化更有著特殊的意義。

一、信息資源的共享性和信息技術的低成本使中小企業也可以將信息化提升到一個較高的水平

一個好的競爭者知道自己生產什么產品和服務，知道誰是自己的顧客和競爭對手。所以，能否獲得并保持競爭優勢，關鍵要看能否對自己的產品和服務、顧客、競爭對手知道得更多（Callon，1996）。信息技術為獲得和保持這種競爭優勢提供了可能。由于信息化建設的投資相對于其它資本品的投資要少得多，從而使中小企業也能夠輕易地將自己的信息化水平提高到和大型企業相當的水平。現在，信息產品的關鍵技術成本降低的速度是任何產品都無法比擬的，中小企業由于業務量少，生產流程和管理機構較為簡單，只使用其價格低廉的中低端產品就可以滿足信息化建設的需要。對于中小企業來說，實現信息化并不是如想象的那么復雜和教科書上對信息化的定義那么嚴格。中小企業的信息化可以簡單理解為，對內來說，通過建立局域網，利用進銷存軟件、財務管理軟件及辦公自動化軟件，實現所有業務流程的信息化和自動化，使公司內部信息交流暢通，公司內各環節能夠受到實時的監控，從而提高整個公司運行的效率；對外來說，利用現在已經十分成熟的互聯網技術，充分利用豐富的信息資源，加強和客戶及供貨商的聯系。建立一套這樣的系統并不需要太多的資金投入和人力投入，中小企業還可以通過一些中介公司提供的主機托管等服務進一步降低財力和人力的消耗。

信息對企業來說既是一種重要的資源，又是一個基本的生產要素。而信息的最大特點就是共享性，就是說，信息資源并不可能被少數企業壟斷和獨占，信息多次被使用也不會降低價值。這種特性和資金及物質產品有著根本的不同。信息資源的這個特點意味著中小企業可以和大型企業共享有用的信息資源。對信息資源的使用和企業規模是無關的，而僅僅和企業的信息觀念、對信息的識別、加工、開發、利用的能力有關。

二、中小企業的信息化大大拓展了可競爭的邊界

中小企業之間通過建立一種跨組織的信息系統（Inter-organizationalSystem）來擴展自己的競爭空間。這大致有三個方面的含義，一是信息技術可以突破現有的市場邊界，中小企業可以到更廣闊的國內和國際市場上參與競爭；二是通過供應鏈管理改變原有的企業和客戶與供應商的關系；三是與同類企業建立戰略聯盟。

目前，電子商務已經成為發達國家廣泛使用的一種商品交易方式。電子商務是在計算機和網絡基礎上，利用電子工具如電子數據交換（EDI）、電子郵件、電子公告板系統（BBS）等來完成商品交換的商業行為過程。利用高度發達的信息技術所提供的手段，可以使商業活動效率得到大大提高。例如公司通過在Internet上設立自己的站點來全方位、全天候地介紹自己的商品和服務，使產品和服務突破時間和空間的界限迅速在全球范圍內找到買主。電子商務在零售商業領域已經取得了較大的成績，網絡已經成為軟件銷售的重要渠道和軟件商為用戶提供服務的主要方式。但是，電子商務并不是只有大型企業才能夠采用，就現有的技術設施和技術水平而言，中小企業也能夠十分方便地采用這種手段。通過電子商務，中小企業可以使自己的業務范圍突破區域的界限，擴展到全國甚至全球。如果沒有信息技術的支持，這種市場領域的擴展是不可想象的。

中小企業通過信息化可以大大改善公司與客戶及供應商之間的關系，從而使公司運作效率提高，運作成本下降。研究表明，一部電腦70％的輸入是另一部電腦的輸出。傳統的公司之間的業務往來是靠紙質媒介實現的，例如，客戶將購貨單打印到紙質媒介上，然后通過郵遞的方式傳送到另一家公司，另一家公司再將購貨單上的有關信息人工輸入到本公司的電腦里。這個過程不僅耗物耗時，而且難以保證信息的準確性。如果通過電子方式將有關信息直接由一家公司的電腦系統傳遞到另一家公司的電腦系統，會使相關成本降低，速度提高，同時提高數據的準確性。電子數據交換正是基于這個原因產生的。競爭優勢還可以通過優良的客戶服務獲得。客戶服務大部分通過Internet在線實現，還可以通過E－MAIL、討論組等方式向客戶提供幫助。

三、信息化帶來了生產方式和管理方式的變革

工業社會標準化、大規模生產方式逐步被信息社會的個性化、柔性化生產方式代替，生產流程由機械化時代的大規模流水線轉變為小批量、多品種的柔性生產線。管理方式上進入了所謂的“后福特時代”，強調從高技術到高情感、從高度集中到適度分散、從專制獨裁到民主參與的轉變，管理組織由傳統的金字塔結構轉變為網絡結構，勞動組織、生產系統等都趨向于分散化和小型化。這種轉變給中小企業提供了更多的機會，或者說，在信息化時代，中小企業的各種優勢充分地表現了出來。

信息化對傳統物質資本和人力的替代使沉沒成本大大降低，中小企業進入和退出市場的難度相對減小，中小企業靈活性的特點得以更好地發揮。

信息化也使中小企業學習周期縮短。雖然在信息時代有相當一部分技術創新是中小企業創造的，但是對于大部分中小企業來說，模仿和學習是它們生產和管理活動的一個重要特點。在技術創新與推廣的演進過程中，他們往往處于潮流的中部或尾部。在工業化時代，中小企業和大型企業之間技術上的差距往往很大，它們的學習周期往往很長，致使中小企業在競爭中經常處于劣勢。信息化使這種學習周期大大縮短，中小企業獲得新技術的難度縮小，增強了他們與其他企業的競爭能力。

四、信息技術使中小企業可以在更廣闊的空間內和利用更靈活的方式招募使用人才

目前信息技術已經使遠程辦公成為可能。所謂遠程辦公是近年來隨著社會經濟的信息化和信息技術的發展特別是Internet的普遍使用而出現的一種嶄新的工作模式，工作人員使用自己的通訊工具與公司的電腦網絡連接，通過電子郵件、電話、傳真等實現遠距離工作。這種遠距離工作可以在家庭辦公室完成，也可以使用筆記本電腦在車站候車室、賓館等地完成。遠程辦公在80年代時開始出現，90年代中期盛行，目前已經成為一種十分流行的辦公方式，成為一種時尚。據統計，美國在家工作的人數在1990年時為370萬，1995年為850萬，到本世紀初則激增到1110萬，是1990年的3倍多。美國還有一半以上的公司設立有“遠程工作辦公室”或“遠程工作規劃部”。德國經濟研究機構的調查也表明，目前在歐洲僅英國、法國、德國、西班牙和意大利五國就有一千多萬人在家上班。因為遠程辦公是通過網絡來實現，并不需要職員經常親臨公司辦公室現場，所以雇員的居住地及空間上的距離都不再構成限制，同時，雇員和公司的關系事實上簡化為工作成果和工資的交換，因而一些優秀的技術人才可以同時成為幾家公司的職員，這對由于資金的限制不能長期雇傭更多優秀人才的中小企業尤其具有重要的意義。

五、通過信息化降低生產和管理成本

企業生產和銷售活動中有相當一部分工序是傳遞信息，而管理活動則基本上可以認為就是信息的收集和處理的過程。通過信息化可以使生產和管理的效率大大提高，相關的成本開支大幅度下降。中小企業在競爭中的一個弱點就是難以通過擴大規模降低生產成本，難以獲得規模收益。而信息化為中小企業降低成本提供了可能。

信息技術在供應鏈管理中的成功應用就是一個通過信息化降低成本的典型的范例。供應鏈管理就是把客戶需求和企業內部的生產活動以及供應渠道有機地整合在一起，并對供應鏈上的所有環節進行有效的管理，這些環節包括訂單、采購、庫存、計劃、制造、質量控制、運輸、分銷、服務、財務、人事等。供應鏈管理是一種跨企業的協作，覆蓋了從原材料到生產再到銷售的全過程。信息技術對供應鏈管理起到了有力的推動作用，從60年代以來MRP、MRPll及ERP等軟件的廣泛采用使企業對供應鏈的駕馭能力大大增強。一些公司使用信息技術減少了貨物積壓，甚至實現了零庫存。