向總統學管理

世　紀

《企業利潤》雜志最近訪問了《美國總統的秘訣》一書的作者竇依，分享美國總統的管理秘訣。

□在不引起其他人的忌妒下，與部屬溝通。為了獲得最正確的知識，主管需要直接與掌握情況的人溝通。然而，這樣的溝通卻難免引起他人的猜疑，影響團隊合作。

以羅斯福總統而言，他總是以最迅速有效的方式獲得資訊。他會直接跟主事的部屬連絡，不管部屬的層級，更不耐煩等待層層的官僚通報。

盡管如此，羅斯福總統以體諒與謹慎，化解部屬之間的猜疑。例如在一次會議中，一位參與者的語氣顯得太過刻薄，羅斯福馬上傳了一張小紙條，提醒他注意語氣。另外，他也以對待朋友的方式，對待他部屬。即使在忙碌時，他也會揮手請部屬進來辦公室坐坐。

□經常與部屬開會，并且讓部屬主動承諾。獲得正確而完整的資訊雖然重要，但不要忘記，收集資訊最終的目的，是為了幫助你做決策。

例如，杜魯門總統發現收集資訊最有效的方法，就是每天早上９點舉行例行會議。這時，他會請所有高層主管進入辦公室，聽取他們報告各地的狀況及政策，并且做出決策。

杜魯門總統也讓大家都很清楚自己該做的事情。他有一個檔案夾，里面有各個主管的記錄，這樣他可以了解大家的責任及行動，隨時追蹤進度，并且提醒部屬他需要什么。

□放手讓部屬做事，然后監督他們的進度。有效的管理不需要知道所有的細節，而是要知道現在負責的人是誰。不管你是管理國家，還是負責一個公司或部門，重要的是找出適當的負責人，然后放手。

艾森豪威爾總統一向不喜歡將自己困在細微末節里。他不喜歡文件工作，認為那只是浪費時間。所以，他比較喜歡用口頭簡述的方式，而不是寫便條。他不能忍受部屬毫無論點的閑扯，或是沒有準備就找他報告。

因為這些特性，艾森豪威爾通常只會給部屬一些方向，讓他們負責日常管理以及執行。為了確定部屬確實遵照方向，他請一位助理，負責每個星期與各副部長開會，了解執行情況。而艾森豪威爾每季也會開一次會議，與團隊成員檢討各自的成就與錯誤。

□使用小團隊來掌握大專案。有時候，固定的團隊成員常常無法超越自己的專業觀點，以有限的眼光看事情。然而，在一些大型的正式會議上，某些或許不夠專業，然而熱情十足的發言，反而會引發人的興趣，產生意想不到的效果。所以，有效決策的另一個秘訣是，找一些有熱情的人提供意見，并且將他們的建言，與專業的建議綜合參考。

例如１９６２年時，肯尼迪總統組成一個團隊，阻止核戰的發生。這個團隊包含１２人，里面有軍事專家，也有完全不懂什么是核戰的“一般人”。團隊成員可以各自陳述自己的見解，使得肯尼迪總統得以不局限于軍事以及政治考慮，采取比較均衡的觀點。

□堅持報告只能在一頁內。資訊泛濫已經成了許多人的負擔。如果報告太長，更容易讓主管找不到重點。所以，里根總統堅持給他的報告只能在一頁內，內容分成四段：第一段是簡述目前狀況；第二段列出現有的問題；第三段寫出討論的要點；第四段建議行動方案。里根認為，如果不能在一頁內說完問題，表示你還不完全了解問題所在。

清楚而簡短的報告，使得部屬可以集中在問題上。也讓里根迅速掌握重點，做出適當決策。G