做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的研究與探討

文/青島市廣播電視臺(tái) 劉東艷

做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的研究與探討

文/青島市廣播電視臺(tái) 劉東艷

近年來，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我國很多地區(qū)的事業(yè)單位人事檔案管理工作取得了很大的進(jìn)步。但是不可否認(rèn)，當(dāng)前的人事檔案管理工作仍然存在很多的問題，不僅阻礙了自身的發(fā)展，也對(duì)辦公室其他業(yè)務(wù)產(chǎn)生了極其重要的影響。筆者通過結(jié)合自己的實(shí)際工作經(jīng)歷分析了當(dāng)前我國事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題，以期能夠?yàn)槿绾巫龊檬聵I(yè)單位的人事檔案管理工作建言建策。

事業(yè)單位；人事檔案；管理

一、檔案管理現(xiàn)狀以及存在的問題

（一）部分人事檔案管理工作人員思想認(rèn)識(shí)水平低，工作積極性低。很多事業(yè)單位在招聘檔案管理人員時(shí)往往只注重對(duì)人員的能力考查而忽略了對(duì)他們道德素質(zhì)方面的考量。因此，直接導(dǎo)致很多檔案管理人員的思想素質(zhì)水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于工作需要。久而久之，不僅會(huì)降低檔案管理人員對(duì)工作的積極性，從而在一定程度上阻礙檔案管理人員自身工作價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，延緩檔案管理工作的整體進(jìn)程，更為嚴(yán)重者還會(huì)造成檔案的泄露。

（二）由于人事檔案管理工作缺乏一定的規(guī)范性，從而降低了其工作質(zhì)量。人事檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜繁瑣，既包括對(duì)事業(yè)單位工作人員學(xué)歷水平、獎(jiǎng)懲情況的整理也包括對(duì)其各個(gè)時(shí)期成長(zhǎng)履歷、平時(shí)工作表現(xiàn)的整理。除這些之外，還要對(duì)一些內(nèi)容相近的公文材料進(jìn)行篩選。工作量非常大，稍有不慎就會(huì)造成材料的混亂，從而導(dǎo)致前功盡棄。但是從當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作現(xiàn)狀我們不難發(fā)現(xiàn)，很多事業(yè)單位的檔案管理部門在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)都缺乏一定的規(guī)范性，從而導(dǎo)致檔案管理工作的效率以及質(zhì)量都非常低下。

（三）人事檔案管理工作受認(rèn)可和被利用率較低。我們前文中提到，人事檔案真實(shí)反映著單位工作人員的基本情況與工作經(jīng)歷，是全面了解人才、正確任用人才的重要依據(jù)之一。但是筆者通過結(jié)合自己的工作經(jīng)歷發(fā)現(xiàn)，由于當(dāng)前我國的事業(yè)單位人事檔案質(zhì)量不高，工作效率較低，因此并沒有受到社會(huì)大眾的認(rèn)可，檔案的被利用率也由此被降低。

（四）人事檔案管理中存在檔案不連續(xù)和人檔斷開的情況。現(xiàn)階段，隨著我國事業(yè)單位改革的深入發(fā)展，我國人才流動(dòng)進(jìn)一步加劇。但是這部分人才的檔案卻并沒有跟隨其工作崗位的流動(dòng)而從一家單位轉(zhuǎn)移到另一家，而是繼續(xù)留在原來的工作單位。如此一來，便會(huì)造成人檔斷開的情況。

（五）檔案信息化建設(shè)落后，嚴(yán)重制約了人事檔案管理的效率。目前很多地區(qū)的事業(yè)單位人事檔案管理工作仍然在沿用傳統(tǒng)的管理方式。以人事檔案查找為例，按照傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案管理者在根據(jù)單位用人需求提供檔案之前，首先要要求查找者為其提供具體的人員檢索信息，然后通過書本檢索的方式對(duì)案卷編號(hào)進(jìn)行逐個(gè)查找，最后再到庫房調(diào)閱人事檔案資料，這種人事檔案管理方式程序復(fù)雜、耗時(shí)耗力，不僅嚴(yán)重阻礙了人事檔案管理的效率，而且嚴(yán)重降低了人事檔案的利用率，不利于人才的高效選拔和工作的進(jìn)一步發(fā)展。

二、提升事業(yè)人事檔案管理工作效率的措施

（一）進(jìn)一步完善檔案管理制度，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。要想做好人事檔案管理工作，就必須要有良好的制度作為工作的運(yùn)行保證。因此，一方面事業(yè)單位要根據(jù)自身發(fā)展實(shí)際制定一些科學(xué)合理的檔案管理規(guī)則，有針對(duì)性地開展人事檔案管理工作。另一方面，單位在制定檔案管理規(guī)則時(shí)要充分注意到與其他工作的協(xié)調(diào)配合，以使所制定的規(guī)則能夠具有較強(qiáng)的靈活性。

（二）創(chuàng)新檔案管理思路，革新檔案管理方式。創(chuàng)新是進(jìn)步的源泉。人事檔案管理工作也一樣，要想實(shí)現(xiàn)自身的發(fā)展與進(jìn)步，就必須緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，創(chuàng)新檔案管理思路，積極地運(yùn)用一些新技術(shù)、新方法來革新工作方式。如：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息化辦公手段被越來越多地運(yùn)用到各行各業(yè)。因此，我們?cè)谶M(jìn)行檔案管理工作時(shí)，也要積極引進(jìn)一些操作便捷的設(shè)備，建立起良好的檔案處理系統(tǒng)。此外，為了保證人事檔案信息的安全，必要時(shí)也要引進(jìn)計(jì)算機(jī)輔助系統(tǒng)。

（三）提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，并進(jìn)行一定程度的培訓(xùn)。當(dāng)前，很大一部分檔案管理工作人員是由其它工作轉(zhuǎn)崗而來的。所以，這部分人相對(duì)于一些專業(yè)的檔案管理人員而言，不僅缺乏一定的工作經(jīng)驗(yàn)，而且還缺少一定儲(chǔ)備量的檔案管理專業(yè)知識(shí)，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的整體進(jìn)程。因此，單位要積極舉行一些培訓(xùn)活動(dòng)，努力提升檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)、道德素質(zhì)。除此之外，單位要加強(qiáng)對(duì)高素質(zhì)、高學(xué)歷、高操作能力人才的引進(jìn)。以不斷提升人事檔案管理工作的效率。

三、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位人事檔案管理工作的效率高低不僅對(duì)于我國的人事制度改革具有重要的作用，而且還能夠在一定意義上促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展。因此，我們必須加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視，通過完善檔案管理制度、提升檔案管理工作的規(guī)范性、加強(qiáng)人才培訓(xùn)力度、引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備等方式來切實(shí)提升檔案管理效率。

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