企業文書檔案信息化建設路徑探索

文/李曉艷

所謂企業檔案信息化建設，就是企業檔案部門應用現代信息技術，對已有紙質、照片及聲像檔案資料進行數字化處理，并采集、歸檔、存儲，使之轉化為二次文獻信息，為企業提供檔案信息網絡化服務。企業檔案是企業重要信息資源，對于企業生產發展和經營管理具有不可或缺的支撐作用。隨著“數字化社會”“數字化城市”時代的來臨，企業檔案建設工作也須“開眼看世界”，快步踏上信息化軌道，從而實現檔案系統整體功能的轉型升級。

事實上，不少企業已經開始實施數字檔案館（室）項目，分別投入大量人力、物力，購置網絡硬件，引進專業軟件，建立數字檔案管理系統。不過，目前不少企業檔案信息化建設往往存在硬件較“硬”、軟件較“軟”的尷尬局面，系統整體功能未能充分發揮。

比如，一些企業對于檔案管理重視程度不足，一直沒有建立檔案工作體系，沒有明確檔案分管領導，沒有設置專（兼）職檔案管理人員，沒有制定檔案管控制度，導致檔案資料收集不齊全，整理不規范，歸檔率和利用率大打折扣。一些企業對于計算機云計算技術、虛擬化技術、智能化技術的開發和應用能力不足，檔案信息化管理數據庫籌而不建，檔案信息整合和交流平臺缺乏，知識共享水平較低，檔案管理工作依然停留在近似于“刀筆吏”的階段而裹足不前。一些企業的檔案管理人員缺乏檔案管理基本知識和技能，對檔案專業是“外行”，對檔案數字化管理工作更是無所適從，對檔案信息化建設的要求和規范難以落實和執行到位，無法為企業提供良好的檔案服務。

企業檔案信息化建設是一項龐大的系統工程，推進這項工程，既會遇到諸多困難和挑戰，也會面對諸多創新和超越，只有從管理理念、機構、制度、技術、方法等各個環節統籌考慮齊頭并進，檔案信息化建設工作才能發揮整體優勢，提高綜合效能。

一、改進檔案管理理念

思想是行動的先導。在各行各業信息化發展如火如荼的當下，企業應把檔案信息化建設納入企業戰略發展規劃，納入日常工作管理日程，納入崗位職責，納入年度考核。通過戰略思維調整，將檔案工作的定位由紙質檔案手工整理向計算機自動化管理的模式過渡，進而加大人力、物力的投入，積極探索建立先進、適用、高效的檔案處理、保管和利用軟件系統，把檔案資源的信息和價值充分加以開發和利用，助力企業長久發展。

二、健全檔案運行體系

企業檔案工作作為企業經營發展的重要基礎條件，應當明確一名領導分管，設置至少一名專職人員具體管理，應在各個部門科室配備兼職人員輔助管理。檔案資料必須由單位檔案部門統一管理，不應長期存放、積壓于相關業務部門和沒有設置檔案室的基層單位。當然，這些部門和單位的檔案管理兼職人員也應形成一種職業素養和自覺，即只要接手各種檔案資料，并且所涉事務已經辦結，就應當根據企業檔案歸檔相關規定，按時向檔案部門移交所管檔案資料，切實做好檔案資料的收集、保管、整理工作。企業還應根據國家有關檔案信息化建設的標準和要求，建立健全電子檔案資料的收集、鑒定、歸檔、流轉、處置制度，以及利用和保密制度，保存和銷毀制度，安全管理與責任追究制度，實現電子檔案的全程規范管理。

三、加強檔案人才建設

企業檔案信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，能夠“知其然，也知其所以然”。所以，檔案部門的人員準入門檻應當提高，檔案管理人員的招聘、調配，應當人崗相適，量才而用。企業決策層面也要從滿足檔案工作長遠發展和規范管理的整體要求考慮，著力改善檔案管理人員結構。企業應將檔案業務培訓納入議事日程，有針對性地開展專業培訓，尤其做好各種檔案新載體的物理性能，網絡安全策略和知識，檔案工作人員職業素養、檔案管理政策法規和規章制度等內容的學習教育，大力培養真正能夠融檔案、網絡、信息、安全等知識于一體的檔案管理高端人才。條件成熟的企業，可以試行激勵機制，鼓勵檔案部門在保證完成檔案信息化建設的前提下，開展社會有償服務。

四、推進檔案技術應用

推進檔案信息化建設，硬件是基礎，軟件是支撐。硬件設施的裝備可以有效提高企業檔案室計算機和網絡技術的應用程度，進而提高檔案信息化水平。軟件技術的應用，及其局域網技術的開發，可以實現檔案的收集、整理、編目、檢索，以及內容介紹、檔案統計、庫房管理的網絡化、便捷化、高效化，促進資源共享。在網絡互通、信息交流的同時，安全問題尤為突出。所以，應當完善信息安全管理制度，引進信息安全系統，嚴格采用一系列的檔案安全信息技術，包括建立數字化文檔管理制度和人員安全管理制度，設置嚴格的訪問身份驗證、防病毒體系，對易于修改的數字檔案進行加密操作，采用能夠進行數據改寫的特殊存儲介質來保存機密檔案，采取物理隔離的方式消除網絡危險，等等。

五、突出檔案資源利用

檔案信息化建設，歸根結底在于滿足人們對信息資源的需求和利用。檔案工作過程中對信息資源的收集、管理、傳播，最終都是指向開發利用。所以，加強檔案目錄數據庫建設，開發標準化的檔案管理系統，加強檔案目錄的輸入，這是利用檔案信息資源的基礎工作。有的企業注重引進檔案管理應用軟件，建立、規范、聯通各局域網絡，加強電子文件和電子檔案的積累、保管、利用，以此保證檔案信息資源的齊全、完整、清晰和高效。有的企業根據內部成員的不同職能和級別設置檔案查詢權限，有的企業對于不涉密的檔案資料直接在網絡平臺設置下載或者在線閱讀功能。這些舉措，都使檔案信息資源分享和利用更加便利。

總之，博觀而約取，厚積而薄發。檔案信息化建設是一項綜合性的工程，它既憑借于現代信息技術的發展成果，也依賴于企業自身孜孜以求的堅定決心。如果能在硬件和軟件兩方面齊頭并進，那么檔案信息化建設必將碩果累累。